home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Fritz: All Fritz / All Fritz.zip / All Fritz / FILES / FINACIAL / PFROI.LZH / PFROISW.EXE / PFROI2.DOC < prev    next >
Text File  |  1992-08-01  |  111KB  |  2,376 lines
  1. %%30,3,63%%  %%B-%%
  2. 43  PFROI User Manual - Copyright (C) 1985-1991, Techserve, Inc.
  3.  
  4.  
  5.  
  6. Client Group
  7. ────────────────────────────────────────────────────────────
  8. PFROI's Client Records provide a means for defining groups of 
  9. portfolios which may be processed together.  Access these 
  10. records by selecting Clients on the main PFROI menu to obtain 
  11. records with the following format: 
  12.  
  13.                               CLIENTS.STD   Note=Off                       258K 
  14. Esc  Pg Ins Del Alt+ File Prn Sort Dial seeK Note Cspecs Help Getpf Bat       
  15.    Client Name/Addr    Phone Number  Portfolio File Account Number Tax ID Num.  
  16.  ==================== ============== ============== ============== ============ 
  17.  Joe E. Demo\123 Main 321-4334       DEMOPF         1234-1139      666-44-8888  
  18.  Michael D. Reinke\P. 1-319-334-2927 REINKE.MD      1234-2345      325-22-2635  
  19.  Pauline C. Issacs\42 342-8834       ISSACS.PC      1234-2876      422-49-2352  
  20.  
  21. Client records are edited in much the same fashion as Trans-
  22. action records. Use the Home or End keys to initiate editing of 
  23. a text field such as the Name/Addr field with existing data.  
  24.  
  25. The Client Name/Addr, Account Number and Tax ID fields are used 
  26. on PFROI reports.  The Phone Number field is used for auto-
  27. dialing.  Moving the cursor to the Name/Addr. field expands the 
  28. field to accommodate up to 120 characters (with horizontal 
  29. scrolling) as shown in one of the records in the preceeding 
  30. example.  
  31.  
  32. The character "\" embedded in this Name/Addr field initiates a 
  33. new line when the account title is printed on CAPTOOL's Client 
  34. Statement report or used for memo merge or label generation.  
  35. Angle brackets "<>" are used to specify the salutation for memo 
  36. merge, e.g. <Mr. Smith>. 
  37.         
  38. Client record command functions operate as follows:
  39.  
  40.  Alt+F - File functions.  Accesses file load, save, directory 
  41.          and rename functions. 
  42.  
  43.  Alt+P - Print. Prints account records, generates mailing 
  44.          labels and merges name and addresses into 
  45.          correspondance ("memo merge") prepared with your 
  46.          word processing software.  Key Words and client 
  47.          security holdings (specify ticker symbol mask) may be 
  48.          used to limit print output to only accounts meeting 
  49.          the specified criteria. Key word combinations are 
  50.          described below in the seeK function description.  
  51.          Printing starts with the record at the current 
  52.          position of the cursor.  
  53.          
  54.          To merge names and addresses into an ASCII text file 
  55.          you have prepared separately with your word processor, 
  56.          embed the notation "{NAZ}" at the location of the 
  57.          name/address/zip and the notation "{SAL}" at the 
  58.          location for the salutation. 
  59.  
  60. 44
  61.  Alt+D - Dial. Auto-dials the telephone number in the current 
  62.          record through your modem. Check your communication 
  63.          configurations if if auto-dial appears to be 
  64.          inoperative. 
  65.  
  66.  Alt+S - Sort.  Sorts client records by last name or zip code, 
  67.          depending on user's response to prompt.  If Name sort 
  68.          is specified, the name in the salutation brackets e.g. 
  69.          <Mr. Smith> is used for the sort.  If no salutation 
  70.          brackets exists, then the last word in the first field 
  71.          of the client name field is used for the sort. 
  72.         
  73.  Alt+K - Record seeK.  Prompts for a Key Word and seeks the 
  74.          next record containing the Key Word or combination of 
  75.          key words.  Key words may be combined using the 
  76.          following operators: 
  77.           
  78.           |  : "Or" operator.  E.g. 'CPA | Bonds' will cause 
  79.                the function to search for a record 
  80.                containing the word 'CPA' or the word 
  81.                'Bonds'. 
  82.  
  83.           &  : "And" operator.  E.g. 'CPA & Bonds' will 
  84.                cause the function to search for a record 
  85.                containing both the word 'CPA' and 'Bonds'. 
  86.         
  87.          Key word combinations using these operators are 
  88.          evaluated from left to right, with lower/upper case 
  89.          status ignored. 
  90.         
  91.  Alt+G - Get portfolio. Loads portfolio file indicated in the 
  92.          current record and returns to main PFROI menu. Loading 
  93.          portfolio files in this manner ensures that portfolio 
  94.          Account Number and Tax ID information will be picked 
  95.          up and printed on report headers. 
  96.  
  97.  Alt+B - Batch. Accesses batch valuation records from which you 
  98.          may execute the batch valuaton process. (CAPTOOL 
  99.          only). 
  100.  
  101.  Alt+N - Note.  Toggles display of the Note field between "On" 
  102.          and "Off".  When "On", the note field is displayed.  
  103.          When "Off", the note field is hidden from view, but an 
  104.          asterisk at the right margin of a record indicates an 
  105.          active note. 
  106.         
  107.         
  108. Auxiliary Records
  109. ───────────────────────────────────────────────────────────
  110. As previously noted, PFROI has a number of support record types 
  111. designated as Auxiliary Records.  Some of these records are 
  112. portfolio-specific, i.e. each portfolio has its own set of 
  113. records. Other auxiliary records apply to all portfolios in the 
  114. current sub-directory.  
  115.  
  116. 45
  117. To access auxiliary records, select Auxiliaries on the main 
  118. PFROI menu to obtain the following sub-menu: 
  119.                                                                                 
  120.  ╔═══════════════════════════════ Aux. Records ═══════════════════════════════╗ 
  121.  ║                                                                            ║ 
  122.  ║                   C) Portfolio Config. : DEMOPF                            ║ 
  123.  ║                   T) Tax Rate Table    : DEMOPF                            ║ 
  124.  ║                   L) Limit Prices      : DEMOPF                            ║ 
  125.  ║                   M) Master Sec. List  : MSTRLIST.STD                      ║ 
  126.  ║                   G) Group Types       : MSTRLIST.STD                      ║ 
  127.  ║                   D) Distributions     : DISTRIBS.STD                      ║ 
  128.  ║                   P) Price History     : PRICES.STD                        ║ 
  129.  ║                                                                            ║ 
  130.  ╠══════════════════════════════ Alt + Dir Help ══════════════════════════════╣ 
  131.  ║                                                                            ║ 
  132.  ║                   >                                                        ║ 
  133.  ║                                                                            ║ 
  134.  ╚════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝ 
  135.                                                                                 
  136. Note that the menu shows the name of the currently active 
  137. file associated with each record type. 
  138.  
  139. The first three record types are portfolio-specific. If a 
  140. portfolio file has not yet been loaded, the associated 
  141. filename will be blank, however you will be prompted for a 
  142. portfolio filename upon selecting one of these records from 
  143. the auxiliary sub-menu. 
  144.  
  145. A description of each record type follows. You should become 
  146. familiar with each type. 
  147.  
  148.  
  149. Portfolio Configure
  150.  
  151. The Portfolio Config. selection permits you to configure 
  152. some PFROI operating parameters separately for each 
  153. individual portfolio: 
  154.  
  155.  ╔════════════════════════════ DEMOPF Configure  ═════════════════════════════╗ 
  156.  ║                                                                            ║ 
  157.  ║                         A) Fiscal Year   : 12/31/90                        ║ 
  158.  ║                         B) Tax Adj.      : On                              ║ 
  159.  ║                         C) Loss Carryover: On                              ║ 
  160.  ║                         D) C.G. Indexing : Off                             ║
  161.  ║                         E) Distributions : Off                             ║ 
  162.  ║                         F) Twtd ROI/Beta : Off                             ║
  163.  ║                         G) Val. Base     : First                           ║ 
  164.  ║                         H) Client Rpts   : TAGDIPS                         ║ 
  165.  ║                         I) Misc. Specs.  :                                 ║ 
  166.  ║                         J) Indices                                         ║ 
  167.  ║                                                                            ║ 
  168.  ╠══════════════════════════ Alt + saVe Reset Help ═══════════════════════════╣ 
  169.  ║                                                                            ║ 
  170.  ║                         >                                                  ║ 
  171.  ║                                                                            ║ 
  172.  ╚════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝ 
  173.  
  174. 46
  175. Note that the filename of the portfolio to which the 
  176. configuration parameters apply appears at the top of the 
  177. configure screen. 
  178.  
  179. Upon creation of a new portfolio or loading of an existing 
  180. portfolio the default values for these parameters are drawn 
  181. from an identical set of parameters which appear on the 
  182. Configure sub-menu accessed from the PFROI main menu.  
  183.  
  184. The Portfolio Config. parameters and their operation are as 
  185. follows: 
  186.  
  187.  Fiscal Year - Designates the fiscal year-end to be used for 
  188.  the portfolio in generating Capital Gain, Dividend and 
  189.  Interest reports. 
  190.  
  191.  Tax Adjustment - In computing estimated taxes for portfolio 
  192.  transaction records, the sum of the estimated taxes may fall 
  193.  below that of actual taxes if losses exceed gains. This occurs 
  194.  due to the maximum loss limitation imposed by U.S. Federal 
  195.  (and perhaps other) tax laws. PFROI automatically inserts Tax 
  196.  Adjustment and Loss Carryover entries, if necessary, so as to 
  197.  adjust for this differential.  Setting the Tax Adjustment 
  198.  parameter to "Off" disables the automatic insertion of the Tax 
  199.  Adjustment record. 
  200.  
  201.  Loss Carryover - A Loss Carryover is that portion of Capital 
  202.  Losses which exceed the maximum allowable capital loss (see 
  203.  "Tax Adjustment" above).  U.S. tax laws allow such "excess 
  204.  losses" to be carried forward into future years. When this 
  205.  parameter is set to "On", if necessary, a loss carryover 
  206.  transaction record is automatically inserted at the beginning 
  207.  of the following year to reflect this carryover.  In general, 
  208.  Tax Adjustment and Loss Carryover parameters should both have 
  209.  the same setting. 
  210.  
  211.  C.G. Indexing - If this parameter is set "On", PFROI will 
  212.  adjust taxable cost bases upward using the factor in the Index 
  213.  field in a portfolios tax rate records. Under current U.S. tax 
  214.  laws this parameter should be set to "Off". 
  215.  
  216.  Distributions - If this parameter is set "On", PFROI will 
  217.  automatically insert dividend, interest and split shares 
  218.  transaction records into a portfolio during creation of a 
  219.  portfolio position.  (Inactive in shareware due to size 
  220.  constraints). 
  221.  
  222.  Twtd ROI/Beta - The setting of this parameter determines 
  223.  whether a time-weighted ROI and Beta value are computed and 
  224.  reported when the Portfolio ROI Report is generated. The ROI 
  225.  time period must span at least twelve valuations for Beta to 
  226.  be computed. ROI is computed quicker with this parameter set 
  227.  to "Off". 
  228.  
  229.  Val. Base - This parameter determines whether the default 
  230.  valuation base date is the date of the first portfolio 
  231. 47
  232.  transaction, less one day, or is the date of the last previous 
  233.  valuation.  If set to "First", each new portfolio position is 
  234.  computed starting from the first portfolio transaction. If set 
  235.  to "Last", a new portfolio position is computed starting with 
  236.  the last previous position and subsequent transactions. This 
  237.  latter approach is quicker, but requires that the last 
  238.  valuation position is accurate, that is, that no transactions 
  239.  prior to that position shall have been modified since the 
  240.  position was created. 
  241.  
  242.  Client Reports - This parameter specifies reports which are to 
  243.  be included in a client statement. Letters in the specifica-
  244.  tion correspond to selections in the report menu. 
  245.  
  246.  Misc. Specs. - This field may contain a number of entries 
  247.  which control various aspects of portfolio operation. An entry 
  248.  of "C+" in this field for an individual portfolio protects 
  249.  existing configuration from being reinitialized when the 
  250.  portfolio is reloaded or when modifications are made to PFROI 
  251.  Config. parameters (see later this chapter). 
  252.  
  253.  Market Indices - This selection allows you to specify market 
  254.  indices to be tracked with a portfolio. Up to seven indices
  255.  may be tracked. The eighth selection is used to select the 
  256.  index against which portfolio and security beta are to be 
  257.  computed. The specification screen appears as follows: 
  258.  
  259.  ╔════════════════════════════ Configure Indices ═════════════════════════════╗ 
  260.  ║                                                                            ║ 
  261.  ║                           T   Symbol    Description                        ║ 
  262.  ║                           =  =========  ===========                        ║ 
  263.  ║                       1)  S  SP 500     S&P 500                            ║ 
  264.  ║                       2)  S  DJ 30      DJ 30                              ║ 
  265.  ║                       3)  S  COMP       NASDAQ                             ║ 
  266.  ║                       4)                                                   ║ 
  267.  ║                       5)                                                   ║ 
  268.  ║                       6)                                                   ║ 
  269.  ║                       7)                                                   ║
  270.  ║                                                                            ║ 
  271.  ║                       8)     SP 500     Beta Index                         ║
  272.  ║                                                                            ║ 
  273.  ║                                                                            ║ 
  274.  ╠════════════════════════════  Alt + saVe Help  ═════════════════════════════╣ 
  275.  ║                                                                            ║ 
  276.  ║                       >                                                    ║ 
  277.  ║                                                                            ║ 
  278.  ╚════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝ 
  279.  
  280.  
  281. Tax Rate Records
  282.  
  283. Tax Rate records are used by PFROI to compute "estimated 
  284. taxes" and to classify capital gains as "long" or "short 
  285. term". Tax rate records are stored as a part of each 
  286. portfolio file and appear as follows: 
  287.  
  288. 48
  289.                             AutoTax Parameters: DEMOPF                    258K  
  290. Esc  Pg Ins Del Alt+  File Prn Sort Imp Help                                  
  291.  Mo/Dy/Yr T Hold Prd CG Rate Max Loss Tax Rate Lng/Sht Loc Rate Index  IdxHld
  292.  == == == = ======== ======= ======== ======== ======= ======== ====== ======
  293.  01/01/70       6.00   0.500     3000    0.280   0.500    0.000 1.0000  12.00
  294.  01/01/77       9.00   0.500     3000    0.280   0.500    0.000 1.0000  12.00
  295.  01/01/78      12.00   0.400     3000    0.280   0.500    0.000 1.0000  12.00
  296.  06/23/84       6.00   0.400     3000    0.280   0.500    0.000 1.0000  12.00
  297.  01/01/87       6.00   1.000     3000    0.280   1.000    0.000 1.0000  12.00   
  298.  01/01/88      12.00   1.000     3000    0.280   1.000    0.000 1.0000  12.00   
  299.    /  /                                                                         
  300.                                                                                 
  301. Tax record fields are as follows:
  302.  
  303.  T - Type field. Setting a Type character in this field 
  304.  signifies that the tax rate record applies only to 
  305.  securities of that particular type. Leaving this field 
  306.  blank signifies that the record applies to all other 
  307.  securities. 
  308.  
  309.  Hold Prd - Minimum Holding Period (in months) to be 
  310.  eligible for long term capital gains treatment.  
  311.  
  312.  CG Rate - Fraction of long term capital gains subject to 
  313.  ordinary income tax. Prior to 1987, U.S. taxpayers only had 
  314.  to pay tax on only a portion of long term gains. Currently, 
  315.  however, all of capital gains are taxed. A CGRate of 1.0 
  316.  also forces the current hold period requirement to be used 
  317.  in determining whether a gain is short or long term as 
  318.  opposed to using the hold requirement when the security was 
  319.  purchased.  
  320.  
  321.  Max Loss - Maximum loss deductible in any one year. Under 
  322.  current U.S. tax laws, the maximum allowable loss which can 
  323.  be deducted in any one year is $3000. The remainder of any 
  324.  loss above this amount may be carried over for use in 
  325.  future years. 
  326.  
  327.  Fed Rate - Portfolio owner's marginal Federal income tax 
  328.  rate. This field may be set to zero for a portfolio which 
  329.  is a tax-exempt account. 
  330.  
  331.  Lng/Sht - Weighting ratio of long to short term gain or 
  332.  loss ratio for purpose of computing loss carryovers. This 
  333.  ratio is specified by federal tax law. 
  334.  
  335.  Loc Rate - Portfolio owner's marginal state and local 
  336.  income tax rate.  
  337.  
  338.  Index - This field contains an inflation index for the period 
  339.  since the prior tax period. Although not currently allowed by 
  340.  U.S. tax law, this feature is provided to permit inflation 
  341.  indexing of an investment cost basis. For example, if the 
  342.  prior tax rate record is dated 01/01/89, and the current 
  343.  record is dated 01/01/90, and inflation in 1989 was 5.5%, then 
  344.  the index field entry would be 1.0550. The "C.G. Indexing" 
  345. 49
  346.  switch must be set to "On" in the portfolio configuration 
  347.  parameters for indexing to be active in computing estimated 
  348.  taxes on capital gains. 
  349.  
  350.  IdxHld - Specifies the minimum holding period before indexing 
  351.  kicks in. 
  352.  
  353. Tax rate records may be imported from an ASCII text file 
  354. using the Alt+I (Import) command. The text file must contain 
  355. data in the following format: 
  356.  
  357.  MM/DD/YY,Type,HoldPrd,CGRate,MaxLoss,FedRate,Long/Short,LocRate,Index,Idxhld
  358.  
  359. Upon creation of a new portfolio file, tax rate records are 
  360. initialized using parameters imported from the text file 
  361. TAXRATES.STD. This file contains U.S. tax rates for the past 
  362. two decades, however it may be easily modified using a text 
  363. editor program. 
  364.  
  365.  
  366. Limit Prices
  367.  
  368. Limit Price records are used to establish high and low prices 
  369. against which actual market prices are compared.  This is so as 
  370. to remind you that a security should be sold or perhaps further 
  371. accumulated on weakness or strength, depending upon your 
  372. investment strategy.  
  373.  
  374. Limit price records are stored as a part of each portfolio file 
  375. and appear as follows: 
  376.  
  377.                                Limit Prices: DEMOPF                       258K  
  378. Esc  Pg Ins Del Alt+  File Prn Sort Dst Help                                  
  379.   Symbol   Lo Price  Hi Price  Distribs. MMF Symb.  Description 
  380.  ========= ========= ========= ========= ========= ==========================
  381.  INTC        38.0000                               Intel Corp
  382.  NIKE        63.0000           Cr. Cash            Nike "B" 
  383.  PAC         40.0000   65.0000 Buy MMF   MMF$-1    Pacific Telesis
  384.  PKD          9.0000           Buy MMF   MMF$-1    Parker Drilling
  385.  XICO         2.0000                               Xicor, Inc.
  386.  FMAGX                         Buy MMF   SPAR$     Fidelity Magellen
  387.  USCRX                         Reinvest            USAA Cornerstone
  388.  VWNFX                         Reinvest            Vangrd WindsorII
  389.  VWIGX                         Reinvest            Vangrd Wrld/Int'l @$0.43
  390.                                                                                 
  391. When a limit price is equaled or exceeded, an asterisk will 
  392. appear next to the market price on the position screen.  If 
  393. the "Lo Price" limit is broken on the downside, the asterisk 
  394. appears to the left of the market price, and if the "Hi 
  395. Price" limit is reached the asterisk appears to the right of 
  396. the market price. 
  397.  
  398. Limit Price records also serve one other purpose, that is to 
  399. specify the reinvestment status of distributions which can 
  400. be automatically inserted into the portfolio transactions 
  401. from the Distribution Records whenever a portfolio position 
  402. 50
  403. is created. Five reinvestment designations are available as 
  404. follows by toggling the Alt+D key while positioned on the 
  405. limit price record: 
  406.  
  407.  "Blank"  - The transaction code (TAC) in the distribution 
  408.             record is directly copied in the inserted 
  409.             transaction record. 
  410.  
  411.  Withdraw - The transaction code in the distribution record 
  412.             is modified to a "withdraw" variant in the 
  413.             inserted transaction record.  For example a DV+ 
  414.             transaction code is converted to a DVW 
  415.             transaction code. 
  416.  
  417.  Cr. Cash - The transaction code in the distribution record 
  418.             is modified as necessary to a "credit cash" 
  419.             variant in the inserted transaction record.  For 
  420.             example, a DRI transaction code is converted to 
  421.             a DV+ transaction code. 
  422.  
  423.  Reinvest - The transaction code in the distribution record 
  424.             is modified as necessary to a "reinvest" variant 
  425.             in the inserted transaction record.  For 
  426.             example, a DV+ transaction code is converted to 
  427.             a DRI transaction. 
  428.  
  429.  Buy MMF  - The cash proceeds from a distribution are reinvested
  430.             in the money market fund indicated in the adjacent
  431.             field.
  432.  
  433.  Note:  Due to size constraints the distribution feature is
  434.         inactive in the PFROI shareware.
  435.  
  436. The Limit Price description field is cross-referenced from 
  437. the master security list and therefore is not editable. 
  438.  
  439.  
  440. Master (Security) List
  441.  
  442. Master List records are used to store security-specific 
  443. information which is referenced by PFROI when performing 
  444. calculations or generating reports. Master List records are 
  445. stored in the file MSTRLIST.STD and appear as follows: 
  446.  
  447.                         Master Security List: MSTRLIST.STD                258K  
  448. Esc  Pg Ins Del Alt+ File Prn Sort seeK Distr Type Help                       
  449.  SYMBOL   Auxiliary Description                          CUSIP    T SIC "$" Beta
  450. ========= ========================================== ============ = === === ====
  451. PAC       Pacific Telesis\@@2/1*4 @$1.88                          S     $    0.9
  452. T         AT&T \@@2/2*4 @$1.20                                    S     $    0.8
  453. TAN       Tandy Corp. \(Radio Shack)@@3/1*4 @$0.60                S     $    1.2
  454. TCOR      Tandon Corp.                                            S     $    2.3
  455. TNOTEA94 #TNote##5/15/94 @@5/15*2 @$13.125           912827QU9    T     $    0.0
  456. TNOTED93 #TNote##11/15/93 @@5/15*2 @$11.75           912827QD7    T     $    0.0
  457. USCRX     USAA Cornerstone\@@12/1*1 @$.71                         M     $    0.0
  458. VFINX     Vanguard Index 500 Fund\@@12/28*1 @$1.95                M     $    1.0
  459.                                                                                 
  460. 51
  461. Master List fields are used as follows:
  462.  
  463.  SYMBOL - Used to uniquely identify security.
  464.  
  465.  Aux. Description - Extended description, may be used to 
  466.  indicate interest & dividend rates and dates and bond maturity 
  467.  dates and redemption prices as in the following examples: 
  468.  
  469.   "@@2/15*4@$5.32"  - indicates that a $5.32 annual dividend 
  470.   or interest is paid in 4 quarterly installments (the "*4" 
  471.   indicates this), with the first payment of the calendar 
  472.   year on 2/15. 
  473.  
  474.   "##10/15/94#$100" - indicates that a bond matures on 
  475.   10/15/94 at a par price of $100/unit.  If the price is 
  476.   omitted, 100 is the default. 
  477.  
  478.  Aux. Descriptions may be copied into a portfolio transaction 
  479.  description field by using the Alt+C command on the Trans-
  480.  action screen when the cursor is at the beginning of an empty 
  481.  description field (hint: move the cursor to the description 
  482.  field with an arrow key, then hit Alt+C). Embedding the 
  483.  character "\" in the auxiliary description field will cause 
  484.  only the portion of the decription up to the "\" character to 
  485.  be copied into the transaction description. 
  486.  
  487.  Cusip - Security Cusip number.  The Cusip number may be 
  488.  referenced in lieu of Symbol for price retrieval into the 
  489.  price records by toggling the Alt+# key (Alt+3) to mark the 
  490.  record with a "#" sign next to the symbol field. Re-toggling 
  491.  Alt+# clears the mark. Toggling Alt+! (Alt+1) marks the record 
  492.  with "!" indicating that price downloads are to be suppressed. 
  493.  
  494.  T - Security Type. This value will be automatically imported 
  495.  onto position screen records when the Create valuation command 
  496.  is executed. 
  497.  
  498.  SIC - Standard Industry code.  Use first three chararcters of 
  499.  federal "SIC" code. 
  500.  
  501.  "$" - Cash symbol.  Use to indicate the base denomination of 
  502.  security in a multi-currency portfolio. 
  503.  
  504.  Beta - This value will be automatically imported onto position 
  505.  screens when the Create valuation command is executed. 
  506.  
  507.  
  508. Group Types
  509.  
  510. Group Type records allow you to assign a description to each 
  511. security Type you define. This description is used in the 
  512. description field of "sub-total" records on portfolio 
  513. position screens and reports. 
  514.  
  515. 52
  516. Group Type records are stored in the file MSTRLIST.STD and 
  517. appear as follows: 
  518.  
  519.                         Security Group Types: MSTRLIST.STD                258K  
  520. Esc  Pg Ins Del Alt+ Help
  521.  T Description
  522.  = ====================
  523.  A Annuities
  524.  B Bonds, Corporate
  525.  C Collectables
  526.  F Fixed Income (CD's)
  527.  G Ginnie Maes
  528.  L Ltd. Partnership
  529.  M Mutual Funds
  530.  N Municipal Bonds
  531.  P Precious Metals
  532.  R Real Estate
  533.  T U.S. Treasuries
  534.  S Common Stocks
  535.  V Variable Rate Funds
  536.  Z Zero Coupon Bonds
  537.  
  538. Any character from "A" to "Z" or from "0" to "9" may be used 
  539. as a "Type" specifier.  The records shown above are for 
  540. example only and may be redefined using whatever categories 
  541. suit your particular needs. 
  542.  
  543.  
  544. Distribution Records
  545.  
  546. Distribution records are used to automatically insert trans-
  547. action records for dividends, interests and splits when valua-
  548. tion positions are generated using the Create valuation com-
  549. mand. The Distributions item on the Portfolio Configure record 
  550. must be set to "On" for this feature to be operative. This 
  551. feature is of particular use with multiple portfolios. Due to 
  552. program size constraints this feature has been excluded from 
  553. the shareware version of PFROI. 
  554.  
  555.  
  556. 53
  557. Price History
  558.  
  559. Price History records store a historical database of prices 
  560. which may be drawn upon by PFROI to price portfolios. These 
  561. records are also used by the CAPTOOL Time-Trend module to plot 
  562. price/volume trends and compute moving averages.  These records 
  563. appear as follows: 
  564.  
  565.          *ALL*****      Price Histories: PRICES.STD                       258K  
  566. Esc  Pg Ins Del Alt+  File Prn Sort Mask Grph Dscr dLnk Imp Aux aRc Help
  567. Mo/Dy/Yr   Symbol  T Volume   Open   High/Ask Low/Bid   Close    Description    
  568. == == == ========= = ====== ======== ======== ======== ======== =============   
  569. 03/31/90 USCRX     M               0 18.60937 18.60937 18.60937 USAA Cornerstone
  570. 03/31/90 VFINX     M               0 32.37500 32.37500 32.37500 Vanguard Index 5
  571. 03/31/90 VLSI      S  639.0        0 7.750000 7.375000 7.625000 VLSI Technology 
  572. 03/31/90 VWIGX     M               0 11.39062 11.39062 11.39062 Vangrd Wrld/Int'
  573. 03/31/90 VWNFX     M               0 14.29687 14.29687 14.29687 Vangrd WindsorII
  574. 03/31/90 XICO      S  393.0        0 3.125000 3.000000 3.000000 Xicor, Inc.     
  575. 03/31/90 XON       S 9077.0        0 46.75000 45.75000 46.12500 Exxon\@@3/1*4 @$
  576. 04/02/90 HRB       S 1405.0          37.00000 35.62500 36.37500 H&R Block Corp\@
  577. 04/03/90 HRB       S 1436.0        0 36.87500 36.37500 36.75000 H&R Block Corp\@
  578. 04/03/90 IBM       S 10504.        0 106.7500 106.0000 106.6250 Int'l Bus. Mach.
  579. 04/03/90 XON       S 11213.        0 47.25000 46.50000 47.12500 Exxon\@@3/1*4 @$
  580.   /  /                                                                         
  581.  
  582. Price History data may be manually input, imported from an 
  583. ASCII text file, or updated by downloading prices from one of 
  584. the supporting services using the DataLink module.  
  585.  
  586. Price History fields are used as follows:
  587.  
  588.  Mo/Dy/Yr - Quote date.
  589.  
  590.  Symbol - Security ticker symbol. You should use the standard 
  591.  ticker symbols published by the stock exchanges so that you 
  592.  will be able to download prices using the DataLink module. 
  593.  
  594.  T - Security Type. An entry is needed in this field for some 
  595.  pricing services (e.g. Dow Jones) in order to identify the 
  596.  type of security being priced. 
  597.  
  598.  Volume - The trade volume for the date, usually in terms of 
  599.  number of 100 share blocks traded. 
  600.  
  601.  Open - Market opening price for the date. This data is not 
  602.  currently used. 
  603.  
  604.  High/Ask - The High price or the Ask price, depending on 
  605.  the type of pricing quotes provided for the security. 
  606.  
  607.  Low/Bid - The Low price or the Bid price, depending on the 
  608.  type of pricing quotes provided for the security. 
  609.  
  610.  Close - The price of the last or closing trade on the quote 
  611.  date.  
  612.  
  613. 54
  614. When you import prices into portfolio Position records from the 
  615. price history records, the prices are preferentially taken from 
  616. the Close price field. If there is no Close price or if the 
  617. Close price is zero, PFROI Position record prices are imported 
  618. from the Bid field, then the Ask field, and then from the Open 
  619. field until a non-zero value is retrieved. 
  620.  
  621. Available Price Quote Alt commands operate as follows:
  622.  
  623.  Alt+S - Sort records by date. Important!: Price records must 
  624.          be in date order to permit price retrieval into 
  625.          portfolio position records. 
  626.  
  627.  Alt+M - Masks by symbol, to isolate a particular security.  
  628.  
  629.  Alt+G - Generates graphics of price, volume & moving averages. 
  630.          Due to space constraints this command is available 
  631.          only for CAPTOOL and the registered versions of PFROI. 
  632.          
  633.  Alt+D - toggles Description field display on/off. Descriptions 
  634.          are retrieved from the Master List. 
  635.  
  636.  Alt+L - accesses DataLink communications module for data 
  637.          download. The record on which the cursor resides when 
  638.          this command is executed determines the starting 
  639.          record for a price download See Chapter 9, DataLink 
  640.          for details on downloading prices from data services. 
  641.  
  642.  Alt+I - Import data from ASCII comma delimited text file of 
  643.          format: 
  644.  
  645.            mm/dd/yy,Symbol,Type,Volume,Open,High,Low,Close
  646.  
  647.          Prices can also be directly imported from PRODIGY
  648.          Quote Track files.  See IMPORT.TXT for more detail.
  649.  
  650.  Alt+A - Aux. accesses Master List records.
  651.  
  652. In addition to these commands, Ctrl+F6 will generate a full set 
  653. of new records dated the same date as the current record and 
  654. with symbols drawn from the Master List. This is a useful 
  655. command to set up price records prior to downloading of price 
  656. quotes or entering prices manually. 
  657.  
  658.  
  659. 55
  660. PFROI Configurations
  661. ────────────────────────────────────────────────────────────
  662. Selecting Configuration on the PFROI main menu displays a 
  663. menu of configurations items as follows: 
  664.  
  665.  ╔═════════  PFROI1.CFG <-------- Configure -------- > PFROI2.CFG  ═══════════╗
  666.  ║                                                                            ║ 
  667.  ║    A) Color Setups                   P) Fiscal Year   : 12/31/90           ║ 
  668.  ║    B) Printer Specs.                 Q) Tax Adjust.   : On                 ║ 
  669.  ║    C) Comm. Parameters               R) Loss Carryover: On                 ║ 
  670.  ║    D) Set User ID                    S) C.G. Indexing : Off                ║ 
  671.  ║    E) Work File Path :               T) Distributions : Off                ║ 
  672.  ║    F) Sys. Mhz       : 8.00          U) Twtd ROI/Beta : Off                ║ 
  673.  ║    G) Sys. Sound     : On            V) Val. Base     : First              ║ 
  674.  ║    H) Mono. HiVideo  : LowVid        W) Client Rpts   : TAGDIPS            ║ 
  675.  ║    I) Block Cursor   : Off           X) Misc. Specs.  :                    ║ 
  676.  ║    J) Date Feed      : Off           Y) Market Indices                     ║ 
  677.  ║    K) File Backup    : On                                                  ║ 
  678.  ║    L) Base Currency  : $                                                   ║ 
  679.  ║    M) Decimal Type   : .                                                   ║ 
  680.  ║    N) Amt Decimals   : 2                                                   ║ 
  681.  ║    O) Date Format    : Mo/Dy/Yr  1951                                      ║ 
  682.  ║                                                                            ║ 
  683.  ║                                                                            ║ 
  684.  ╠════════════════════════════  Alt + saVe Help  ═════════════════════════════╣ 
  685.  ║                                                                            ║ 
  686.  ║    >                                                                       ║
  687.  ║                                                                            ║ 
  688.  ╚════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝ 
  689.                              <ESC> to prev. screen                              
  690.  
  691. The items on the left side of the PFROI Config. menu apply 
  692. to all program modules and operate as described in Appendix A.
  693.  
  694. The items on the right side of the menu contain default values 
  695. which are used to initialize the Portfolio Config. records of a 
  696. portfolio when it is created. These parameters will also 
  697. override the Portfolio Config. records of existing portfolios 
  698. unless a "C-" is included in the Misc. Specs. field of the 
  699. PFROI Config. record or a "C+" is included in the Misc. Spec. 
  700. field of the individual Portfolio Config. record. 
  701.  
  702. ───────────────────────────────────────────────────────────
  703. Important!: Do not confuse PFROI Config. parameters with 
  704. Portfolio Config. parameters! The PFROI Config. parameters 
  705. provide initialization values for the portfolio parameters at 
  706. the time the portfolio is loaded (except when "C+" or "C-" are 
  707. set as previously noted). However, it is Portfolio Config. 
  708. parameters and not the PFROI Config. parameters which actually 
  709. control portfolio operations. 
  710. ───────────────────────────────────────────────────────────
  711.  
  712.  
  713. 56
  714. Utilities
  715. ───────────────────────────────────────────────────────────
  716. Selecting Utilities on the PFROI main menu displays the 
  717. following sub-menu, from which various PFROI supporting 
  718. utilities may be run: 
  719.  
  720.                                                                                 
  721.  ╔═══════════════════════════════  Utilities  ════════════════════════════════╗ 
  722.  ║                                                                            ║ 
  723.  ║                                                                            ║ 
  724.  ║                  1) Merge portfolio files                                  ║ 
  725.  ║                  2) Change portfolio symbol                                ║ 
  726.  ║                  3) Archive Old Portfolio Records                          ║ 
  727.  ║                  4) Create Demo version of PFROI                           ║ 
  728.  ║                  5) Software Purchase Information                          ║ 
  729.  ║                                                                            ║ 
  730.  ║                                                                            ║ 
  731.  ╠══════════════════════════════ Alt + Dir Help ══════════════════════════════╣ 
  732.  ║                                                                            ║ 
  733.  ║                  >                                                         ║ 
  734.  ║                                                                            ║ 
  735.  ╚════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝ 
  736.  
  737.  
  738. These utilities perform the following functions:
  739.  
  740.  Merge - Merges up to 25 portfolio files into a single 
  741.  portfolio file. Some investors with multiple portfolio files 
  742.  representing different brokerage accounts find it useful to 
  743.  temporarily merge these at year-end so as to gen erate unified 
  744.  year-end reports. Due to size constraints this utility has 
  745.  been excluded from the PFROI shareware. 
  746.  
  747.  Symbol Change - Changes specified ticker symbol in the 
  748.  specified portfolio(s) or price file to a new ticker symbol. 
  749.  This is sometimes necessary when a company changes its symbol 
  750.  or if the incorrect symbol was originally used. The Client 
  751.  Group option of this utility causes the ticker symbol to be 
  752.  changed for all portfolio files in the currently loaded client 
  753.  group.  The Price History record option changes the symbol for 
  754.  all records in the currently loaded Price History file. 
  755.  
  756.  Archive - This utility removes "closed out" portfolio 
  757.  transactions which occur before a specified date and stores 
  758.  them in a user specified Archive file.  This utility is
  759.  seldom needed and due to size constraints has been 
  760.  excluded from the shareware version of PFROI.
  761.  
  762.  Demo Creation - This utility copies a Demo version of PFROI 
  763.  to a floppy disk for passing on to others for trial use.  
  764.  Since PFROI shareware may be freely copied this utility is
  765.  not applicable.
  766.  
  767.  Purchase Information - Provides information on the avail-
  768.  ability of TECHSERVE, Inc. software. 
  769. 57
  770.  
  771.  
  772.  
  773.        
  774. 4 PFROI - New Portfolio
  775. ────────────────────────────────────────────────────────────
  776.      
  777. If you completed chapter 3 while working with the demo port-
  778. folio DEMOPF you should now be familiar with the mechanics of 
  779. operating PFROI.  
  780.  
  781. This chapter is intended to get you started with your own 
  782. portfolios.  The basic procedure is: 1) Enter your transactions, 
  783. 2) Create valuations & price resulting position records, and 3) 
  784. run Performance calculations and/or generate Reports. 
  785.  
  786.  
  787. Defining the Portfolio
  788. ────────────────────────────────────────────────────────────
  789. Before starting a portfolio file, you should mentally define 
  790. the portfolio to yourself.  This will help to prevent errors in 
  791. determining the correct entries to make to the portfolio file.  
  792. The transactions most susceptible to error in this regard are 
  793. Deposit and Withdraw transactions.  
  794.  
  795. To define the portfolio, first consider it as a separate 
  796. financial entity from yourself.  Now define which of your 
  797. assets are to be included in the portfolio.  It may include a 
  798. single brokerage account or may include several types of 
  799. accounts.  Some possibilities include: 
  800.  
  801.  a) Securities (stocks, bonds, T-bills, etc) and funds held 
  802.     in an account with a broker.  
  803.  
  804.  b) Securities held in a safe deposit box.  
  805.  
  806.  c) A mutual fund and/or money market account held directly 
  807.     with the fund company. 
  808.  
  809.  d) A stock subscription account (e.g., a utility dividend 
  810.     reinvestment plan).  
  811.  
  812.  e) A savings account or certificate of deposit. 
  813.  
  814.  f) Partnership interests or real estate holdings.
  815.  
  816.  g) Gold or valuables which may be assigned a value.
  817.  
  818. Our experience has been that it is usually best to set up a 
  819. separate portfolio for each account at a financial institution 
  820. or brokerage house, plus at least one more portfolio to hold 
  821. all other assets such as valuables, real estate and securities 
  822. held in a safe deposit box. 
  823.  
  824. 58
  825. Deposit/Withdrawal Rules
  826. ────────────────────────────────────────────────────────────
  827. Once a portfolio is defined, you can determine what trans-
  828. actions involve deposit or withdrawal of funds to or from the 
  829. portfolio.  The basic rules to follow are: 
  830.  
  831.  a) Enter a Deposit transaction whenever the portfolio owner 
  832.     (you) adds funds to a portfolio.  
  833.  
  834.  b) Enter a Withdraw transaction whenever the portfolio 
  835.     owner (you) removes funds from a portfolio.  
  836.  
  837. Note that if funds are transferred from one account to another 
  838. within the same portfolio such as might be the case for a 
  839. mutual fund group, it is not necessary to enter Withdraw and 
  840. Deposit transactions. This type of "exchange" transaction can 
  841. usually be handled by a Sell and Buy pair of transactions. In 
  842. this case the proceeds of the Sell transaction are used to fund 
  843. the Buy transaction resulting in a zero net change in the 
  844. portfolio cash position. 
  845.  
  846. The following are some examples of transactions requiring 
  847. Deposit or Withdraw transactions: 
  848.  
  849.  a) You send a $2000 personal check to your broker to credit to 
  850.     your account. This is a Deposit transaction because new 
  851.     funds are being added to the portfolio.  
  852.  
  853.     Note: This is a Deposit transaction even if the $2000 is to 
  854.     pay for 100 shares of "XYZ Corp." you just bought. In this 
  855.     case you must also enter a Buy transaction.  The Buy 
  856.     transaction will debit the portfolio for the $2000 and 
  857.     credit it for the 100 shares.  The net effect is that the 
  858.     $2000 credit of the Deposit offsets the $2000 debit of the 
  859.     Buy leaving the portfolio with a net gain of 100 shares. 
  860.     (Buy and Deposit transactions occuring on the same date may 
  861.     be combined by using a BYD transaction code). 
  862.  
  863.  b) Your broker sends you $3000 from your account.  This is a 
  864.     Withdraw transaction because funds are being withdrawn from 
  865.     the portfolio.  
  866.  
  867.     Note: This is a Withdraw transaction even if the $3000 are 
  868.     proceeds from the sale of 100 shares of "XYZ Corp".  In 
  869.     this case you must also enter a Sell transaction.  The Sell 
  870.     transaction credits the portfolio for the $3000 received 
  871.     from the sale, and debits the portfolio for the shares 
  872.     sold.  The net effect is that the $3000 debit of the 
  873.     Withdraw transaction offsets the $3000 credit of the Sell 
  874.     transaction.  The cash balance is unchanged, but the 
  875.     portfolio now has 100 fewer shares of "XYZ".  (Sell and 
  876.     Withdraw transactions occuring on the same date may be 
  877.     combined by using a SLW transaction code.  
  878.       
  879.  c) You send a check for $7000 written against your money 
  880.     market fund to your broker to credit your brokerage 
  881. 59 
  882.     account.  This requires a Sell and a Withdraw transaction 
  883.     from the portfolio containing the money market fund and a 
  884.     Deposit transaction to the portfolio containing the 
  885.     brokerage account.  
  886.  
  887.  d) You receive a $60 quarterly dividend check from AT&T for 
  888.     the 200 shares you hold in your safe deposit box.  You 
  889.     deposit the check in your checking account (not part of any 
  890.     portfolio you've defined).  Ordinarily two transaction 
  891.     entries would be needed: 
  892.                
  893.     1) A Dividend earned (DV+) transaction to indicate that the 
  894.        dividend was received.  
  895.                
  896.     2) A Withdraw (WDF) transaction to indicate that the funds 
  897.        were removed from the safe deposit box portfolio.  
  898.  
  899.     However, since this situation occurs frequently, PFROI 
  900.     provides a transaction code, DVW, which combines both of 
  901.     these transactions.  A similar code, INW, is also provided 
  902.     for interest payments (e.g. on bonds) which are not 
  903.     retained in your portfolio.  Note, however, that if the 
  904.     stock in this example was in your brokerage account and the 
  905.     dividend was received and retained in your brokerage 
  906.     account, only a DV+ transaction would be required.  
  907.  
  908.  
  909. Starting the Portfolio
  910. ───────────────────────────────────────────────────────────
  911. To start the portfolio file, gather records of portfolio 
  912. transactions you've made to date.  Old tax schedules B and D 
  913. are good sources for these if your cannot find all of your old 
  914. broker or mutual statements and transaction slips.  
  915.  
  916. Use Load Portfolio on PFROI's main menu to create the new 
  917. portfolio, then select Transactions to enter the transaction 
  918. screen. 
  919.  
  920. The first transaction entered generally should be a Deposit or 
  921. Receive transaction to initialize the portfolio at a positive 
  922. value.  Enter subsequent transactions until the portfolio is 
  923. up-to-date. 
  924.  
  925. Refer to Chapter 6 if uncertain about the proper transaction 
  926. code to use, or to Chapter 8 if you have a special situation 
  927. such as inherited stock.  
  928.  
  929. When finished entering transactions, use the Sort command 
  930. (Alt+S) to sort the transactions in case some were entered out 
  931. of date order.  
  932.  
  933.  
  934. Omitting Portfolio History
  935. ───────────────────────────────────────────────────────────
  936. It is possible to simplify the startup process if you are 
  937. willing to dispense with portfolio history.  To do this, 
  938. however, you must still establish your current portfolio 
  939. 60
  940. position and the purchase dates and costs associated with 
  941. securities currently held.  The process is as follows: 
  942.  
  943.  1) Determine the purchase date and cost of all securities 
  944.     currently in the portfolio. (This is not redundant 
  945.     effort, you will need this information for the Internal 
  946.     Revenue Service when you sell).  Enter the data using 
  947.     the RCV (Receive) transaction.  
  948.  
  949.  2) Enter your portfolio's latest reported cash position as 
  950.     a DPF (Deposit) transaction using the date on which the 
  951.     cash position was reported as the transaction date.  
  952.  
  953. On completion of initial portfolio data entry, go to the Valua-
  954. tion screen and execute an Create valuation command.  Check the 
  955. results versus your latest broker statements or other records.  
  956.         
  957. If you find a valuation discrepancy, check to see that prices in 
  958. the valuation are the same as on the broker statement being used 
  959. for comparison. Your broker may be rounding fractional prices 
  960. before computing valuations. To get the exact same valuation you 
  961. may move the cursor to the valuation column, and enter the 
  962. valuation amount, forcing the price to be back-computed.  
  963.  
  964. If you find a discrepancy in share position, a share trans-
  965. action such as a buy, sell or split was probably inadvertently 
  966. omitted or was entered with the wrong sign. Review your 
  967. transactions carefully to detect such errors. 
  968.  
  969.  
  970. Tax Rates
  971. ────────────────────────────────────────────────────────────
  972. Before you start using PFROI's Est. Tax calculation feature, 
  973. you should update PFROI's initial default tax rate records 
  974. (access from Auxiliary sub-menu) to reflect your own marginal 
  975. tax rates. If your personal tax rate changes from year to year, 
  976. you should insert a tax rate record for the year in in which 
  977. the new rates take effect. The date of this record should be 
  978. January 1st.  The reason for this is that whenever the tax 
  979. calculation is invoked, PFROI searches for the first tax rate 
  980. record chronologically the same as or prior to the transaction.  
  981. Setting the record date to "01/01" thus ensures that the record 
  982. applies for the whole year.  
  983.  
  984. If the tax rates change due to a tax law change, the new tax 
  985. rate record should be dated the date that the new law takes 
  986. effect. Often this is also January 1st, however occasionally, 
  987. such as in 1984, a new law becomes effective mid-year. 
  988.  
  989. If you trade in commodities, futures or options you may need to 
  990. insert separate tax rate records to reflect variations in the 
  991. tax laws for these investment types.  Entering a Type specifi-
  992. cation designates these tax rate entries to apply only to 
  993. securities of that type. 
  994. 61
  995.  
  996.  
  997.  
  998.  
  999. 5 PFROI - Transactions 
  1000. ──────────────────────────────────────────────────────────────
  1001.  
  1002. Transactions are the most important portfolio records because 
  1003. it is from these records that portfolio positions and security 
  1004. cost bases are computed. This chapter describes how each field 
  1005. in a transaction record is used. 
  1006.  
  1007.  
  1008. Date Field (Mo/Dy/Yr)
  1009. ──────────────────────────────────────────────────────────────
  1010. The transaction date field defines when a transaction occurred. 
  1011. It is also used during ROI computations to determine the timing 
  1012. of "cash flows" into and out of a portfolio or security. Trans-
  1013. action dates thus must be correct for accurate ROI's to result. 
  1014.  
  1015. To ensure transactions are in date order, PFROI sorts them by 
  1016. date upon exiting the transaction module. If a transaction 
  1017. appears to have "disappeared" after exit and re-entry into the 
  1018. transaction module it is likely that an incorrect date was 
  1019. entered, e.g. "77" instead of "87" for the year, resulting in 
  1020. the transaction being sorted away from its expected location. 
  1021. You should occasionally review "early" transactions for the 
  1022. occurance of mis-dated transactions. 
  1023.         
  1024.  
  1025. Transaction Code (TAC)
  1026. ──────────────────────────────────────────────────────────────
  1027. The transaction code or "TAC" defines how PFROI handles a 
  1028. transaction when performing position, cost base, estimated tax 
  1029. and ROI computations. The TAC is also employed by PFROI to 
  1030. determine which other data fields in a transaction also require 
  1031. data. All transactions require a TAC to be considered "active". 
  1032. If a TAC is blank ("Nul"), PFROI treats the record as inactive. 
  1033.  
  1034. The remainder of this section describes available transaction 
  1035. codes and how they should be used. Note that some TAC's 
  1036. represent the combination of two transactions. Using these in 
  1037. lieu of the separate transactions saves data entry and disk and 
  1038. memory space. 
  1039.  
  1040. In the following examples where the term "shares" is used, it 
  1041. is meant to refer to the unit quantity of whatever asset is 
  1042. being accounted for. Thus "shares" might represent units of 
  1043. corporate "common stock", bond units, or units of some 
  1044. commodity such as bushels of corn.  
  1045.  
  1046. We've placed the transaction codes in logical groupings, 
  1047. however in the case of dual-function TAC's, cross-references 
  1048. are made where necessary. When using a TAC for the first time 
  1049. you should review the examples in this section to see how it is 
  1050. properly used. 
  1051.  
  1052.  
  1053. 62
  1054. Deposits / Withdrawals
  1055.  
  1056. Deposits represent an investment of funds into a portfolio by 
  1057. the portfolio owner, while Withdrawals represent a return of 
  1058. investment and profits to the portfolio owner. 
  1059.  
  1060. DPF DePosit Funds - Use to indicate cash funds added to a 
  1061.     portfolio.  
  1062.  
  1063.     Example:  You send a $3500 check to your broker to 
  1064.     credit to your account: 
  1065.  
  1066.     Mo/Dy/Yr TAC Symbol Lot   Description     Quantity     Amount    Est. Tax 
  1067.     == == == === ====== === =============== =========== ============ ========
  1068.     07/08/88 DPF            Chk #345                         3500.00
  1069.  
  1070.     Example:  You tell your broker to buy 50 shares of IBM, 
  1071.     then send him a check for the purchase: 
  1072.  
  1073.     Mo/Dy/Yr TAC Symbol Lot   Description     Quantity     Amount    Est. Tax 
  1074.     == == == === ====== === =============== =========== ============ ========
  1075.     08/ 8/86 BUY IBM      1 IBM Corp.                50     -6475.25
  1076.     08/14/86 DPF            for IBM purch.                   6475.25
  1077.  
  1078.  
  1079. WDF WithDraw Funds - Use whenever portfolio owner removes 
  1080.     cash funds from a portfolio.  
  1081.  
  1082.     Example: You have your broker send you a check for $5000 
  1083.     for a down-payment on a new auto: 
  1084.  
  1085.     Mo/Dy/Yr TAC Symbol Lot   Description     Quantity     Amount    Est. Tax 
  1086.     == == == === ====== === =============== =========== ============ ========
  1087.     12/ 7/88 WDF            brkr acct                       -5000.00
  1088.  
  1089.  
  1090. Receive / Deliver 
  1091.  
  1092. Receive and Deliver transactions are similar to Deposit and 
  1093. Withdraw transactions in that they add value to or remove value 
  1094. from the portfolio. They are different however in that they 
  1095. involve security shares and not cash. 
  1096.  
  1097. RCV ReCeiVe shares - Use to indicate shares received into 
  1098.     portfolio at no cash cost to the portfolio. Both 
  1099.     quantity and amount entries are made, with the amount 
  1100.     entry the market value of the security at the time 
  1101.     received.  
  1102.  
  1103.     Mo/Dy/Yr TAC Symbol Lot   Description     Quantity     Amount    Est. Tax
  1104.     == == == === ====== === =============== =========== ============ ========
  1105.     06/01/85 RCV USBC     3 US Bancorp              300      7500.00
  1106.  
  1107.     The original acquisition date and cost basis of the 
  1108.     stock should be specified in the description field using 
  1109.     the format "&&5/25/84 $5400.25".  This enables PFROI to 
  1110. 63
  1111.     correctly report the security's taxable cost basis and 
  1112.     purchase date. For example: 
  1113.  
  1114.     Mo/Dy/Yr TAC Symbol Lot   Description         Quantity     Amount    Est. Tax
  1115.     == == == === ====== === =================== =========== ============ ========
  1116.     06/ 1/85 RCV USBC     3 US Bancorp &&5/25/84 $5400.25        7500.00     
  1117.  
  1118.     Note: The Quantity field is overlayed in the prior 
  1119.     example by the Description field.  The currency symbol 
  1120.     used should be that of the Base Currency as defined on 
  1121.     the PFROI configuration screen. 
  1122.  
  1123.     If not specified in the description field, the acquisi-
  1124.     tion date and cost basis are assumed to be the trans-
  1125.     action date and amount entries.  
  1126.  
  1127.     A RCV transaction may also follow a sell (SLL) trans-
  1128.     action by up to one month, such as when you instruct 
  1129.     your broker to sell a security held in your deposit box 
  1130.     and then send the certificate to your broker.  For 
  1131.     example: 
  1132.  
  1133.     Mo/Dy/Yr TAC Symbol Lot   Description        Quantity     Amount    Est. Tax
  1134.     == == == === ====== === =================== =========== ============ ========
  1135.     05/27/85 SLL USBC     3 US Bancorp                 -300      7500.00
  1136.     06/ 1/85 RCV USBC     3 US Bancorp &&5/25/84 $5400.25        7500.00     
  1137.  
  1138.  
  1139. DLV DeLiVer shares - Use to indicate shares delivered out of 
  1140.     the portfolio. The amount entry should be the value on 
  1141.     delivery date. If the delivery is a tax-free gift or you 
  1142.     maintain ownership of the security in another portfolio, 
  1143.     a manual tax entry of zero is made to suppress reporting 
  1144.     on the capital gains report: 
  1145.  
  1146.     Mo/Dy/Yr TAC Symbol Lot   Description     Quantity     Amount    Est. Tax
  1147.     == == == === ====== === =============== =========== ============ ========
  1148.     12/ 1/85 DLV T        4 Char. Gift             -300     -6125.00        0m
  1149.  
  1150. The RCV and DLV may be used in combination to indicate the 
  1151. transfer of shares from one portfolio to another. A DLV 
  1152. transaction is entered in the portfolio which is giving up the 
  1153. shares and a RCV transaction is entered in the portfolio 
  1154. receiving the shares. 
  1155.  
  1156.  
  1157. Buy / Sell
  1158.  
  1159. "Buy" transactions represent the spending (reduction) of 
  1160. portfolio funds in exchange for security shares. Conversely, 
  1161. "Sell" transactions represent the reduction of security 
  1162. shares in return for the increase in cash. 
  1163.  
  1164. BUY BUY security - Use whenever a security (stock, bond, T-
  1165.     bill, option, etc) is purchased into the portfolio.  
  1166.  
  1167. 64
  1168.     Example: 100 shares of IBM is purchased at $110.  The 
  1169.     broker charge plus local transaction taxes is $180.25.  
  1170.     You deposit the purchase amount with your broker 
  1171.     several days later.  This is your second purchase of 
  1172.     IBM: 
  1173.  
  1174.     Mo/Dy/Yr TAC Symbol Lot   Description     Quantity     Amount    Est. Tax
  1175.     == == == === ====== === =============== =========== ============ ========
  1176.     11/14/87 BUY IBM      2 IBM                     100    -11180.25
  1177.     11/19/87 DPF            for IBM purch.                  11180.25
  1178.  
  1179. BYD BuY and Deposit - This transaction combines a buy and 
  1180.     deposit transaction into a single transaction.  Use 
  1181.     whenever the buy and deposit occur on the same date, 
  1182.     such as often occurs for mutual funds and money market 
  1183.     funds. 
  1184.  
  1185.     Example: You remit $4000.00 to Vanguard for investment 
  1186.     in their international mutual fund. The Net Asset Value 
  1187.     (price) at remittal is $10.95 
  1188.  
  1189.     Mo/Dy/Yr TAC Symbol Lot   Description     Quantity     Amount    Est. Tax
  1190.     == == == === ====== === =============== =========== ============ ========
  1191.     11/14/87 BYD VWIGX    1 V-grd World Int.   365.2968     -4000.00
  1192.  
  1193.     Note: In this example a lot number of "1" is used even 
  1194.     though this presumably is not the first purchase in the 
  1195.     fund.  This is because first-in, first-out (FIFO) tax 
  1196.     lot accounting is being used as further described later 
  1197.     in this chapter. 
  1198.  
  1199.  
  1200. BYC BuY-to-Cover - Use whenever a security is purchased to 
  1201.     cover a "short" position.  
  1202.  
  1203.     Example: A short-sale (see SLS below) is covered at 61 
  1204.     with a broker charge of $134.00.  
  1205.  
  1206.     Mo/Dy/Yr TAC Symbol Lot   Description     Quantity     Amount    Est. Tax
  1207.     == == == === ====== === =============== =========== ============ ========
  1208.     02/25/85 BYC ABC      3 AmBroad                 100     -6234.00
  1209.  
  1210.     IMPORTANT! : BYC must only be used to "close" an open 
  1211.     position created by a short sell transaction (SLS).  
  1212.     The BYC transaction must always follow its opening SLS 
  1213.     transaction!. 
  1214.  
  1215.  
  1216. SLL SelL security held Long - Use whenever a security is 
  1217.     sold from the portfolio.  
  1218.  
  1219. 65
  1220.     Example: The 100 shares of IBM purchased in 1979 are 
  1221.     sold at 137.  The broker charge plus local transaction 
  1222.     taxes are $210.35: 
  1223.  
  1224.     Mo/Dy/Yr TAC Symbol Lot   Description     Quantity     Amount    Est. Tax
  1225.     == == == === ====== === =============== =========== ============ ========
  1226.     02/03/79 BUY IBM      5 IBM                     100     -7925.25
  1227.        :
  1228.     01/29/85 SLL IBM      5 IBM                    -100     13489.65
  1229.  
  1230.     In this example the original buy transaction is shown. 
  1231.  
  1232.  
  1233. SLW SelL and Withdraw - This transaction combines the Sell 
  1234.     (SLL) and Withdraw (WDF) transactions. Use whenever the 
  1235.     SLL and WDF occur on the same date, such as often 
  1236.     occurs when withdrawing funds from mutual funds and 
  1237.     money market funds.  
  1238.  
  1239.     Example: You direct your mutual fund to sell sufficient 
  1240.     units so they may send you a check for $20,000 for a 
  1241.     downpayment on a new home.  The NAV is $15.10 and FIFO 
  1242.     tax lot accounting is used: 
  1243.  
  1244.     Mo/Dy/Yr TAC Symbol Lot   Description     Quantity     Amount    Est. Tax
  1245.     == == == === ====== === =============== =========== ============ ========
  1246.     01/30/89 SLW MFND     1                  -1324.5033     20000.00
  1247.  
  1248.  
  1249. SLS SelL Short - Use whenever a security is sold short.  
  1250.  
  1251.     Example: 200 shares of ABC is sold short at $75/share.  
  1252.     The broker charge plus transaction taxes is $250.00.  
  1253.     This is the third short sale transaction in ABC: 
  1254.     
  1255.     Mo/Dy/Yr TAC Symbol Lot   Description     Quantity     Amount    Est. Tax
  1256.     == == == === ====== === =============== =========== ============ ========
  1257.     01/27/85 SLS ABC      3 AmBroad                -200     14749.00
  1258.         :
  1259.     06/03/85 BYC ABC      3 Am Broadcasting         100     -5945.25
  1260.     06/10/85 BYC ABC      3 Am Broadcast.           100     -6025.35
  1261.     
  1262.     Note: In this example the subsequent matching Buy-to-
  1263.     Cover transactions are also shown.  Note that the 
  1264.     original short position is covered in two separate 
  1265.     transactions.  
  1266.  
  1267.  
  1268. Reinvestments
  1269.  
  1270. Reinvestment transactions represent a BUY transaction occuring 
  1271. in conjunction with the receipt of some form of income payment, 
  1272. e.g. dividend, interest, or capital gain. PFROI has a number of 
  1273. reinvestment transactions as follows.  These are described in 
  1274. more detail with examples in the applicable payment category. 
  1275.  
  1276. 66
  1277. DRI Dividend ReInvestment.  (see dividends). 
  1278.  
  1279. IRI Interest ReInvestment.  (see interest). 
  1280.  
  1281. CGR Capital Gains Reinvestment. (see capital gains). 
  1282.  
  1283. SGR Short term capital Gains Reinvestment. (see capital gains). 
  1284.  
  1285. RCR Return of Capital Reinvestment.  (see return of capital). 
  1286.  
  1287.  
  1288. Interest Payments
  1289.  
  1290. Interest payments are payments received by the portfolio in 
  1291. connection with bond or fixed-income securities held by the 
  1292. portfolio.  These payments may be from corporate or munici-pal 
  1293. bonds, federal treasury securities, certificates of deposit, 
  1294. savings accounts, brokerage cash balances, mortgages held or 
  1295. other loans, etc.  
  1296.  
  1297. Interest payments may also be paid out by the portfolio on 
  1298. bond-type securities sold "short", on a negative cash balance 
  1299. due to margin account borrowing, or upon the purchase of a bond 
  1300. carrying accrued interest. 
  1301.  
  1302. IN+ INterest earned - Use whenever interest is credited to 
  1303.     and retained in a portfolio account.  
  1304.  
  1305.     Example: Your broker credits $33.18 interest to your 
  1306.     account for the cash balance in your account, and you 
  1307.     receive a $77.25 interest payment on an AT&T bond held 
  1308.     in your account.  
  1309.  
  1310.     Mo/Dy/Yr TAC Symbol Lot   Description     Quantity     Amount    Est. Tax 
  1311.     == == == === ====== === =============== =========== ============ ========
  1312.     08/19/82 IN+ ML-1       MLynch Acct#1                      33.18
  1313.     09/02/82 IN+ ATT        AT&T 3/90                          77.25
  1314.      
  1315.     Example: Your account receives an interest payment on a 
  1316.     tax-free municipal bond: 
  1317.     
  1318.     Mo/Dy/Yr TAC Symbol Lot   Description     Quantity     Amount    Est. Tax 
  1319.     == == == === ====== === =============== =========== ============ ========
  1320.     08/15/89 IN+ MYTWN      MyTown RBonds                     255.75        0 m
  1321.     
  1322.     Note in this case an entry of "0" is manually entered in 
  1323.     the Est. Tax field to reflect the tax-free status of the 
  1324.     interest.  This causes the payment to be tabulated in 
  1325.     the Tax-Free section of PFROI's Interest Report. 
  1326.  
  1327.     Example: You sell a bond on 12/1 carrying $333.33 
  1328.     accrued interest since 6/30. You receive $9850 for the 
  1329. 67
  1330.     bond ($9900 less $50 commission) plus the $333.33 
  1331.     accrued interest: 
  1332.  
  1333.     Mo/Dy/Yr TAC Symbol Lot   Description     Quantity     Amount    Est. Tax 
  1334.     == == == === ====== === =============== =========== ============ ========
  1335.     12/31/85 BUY CBOND    1 Corp. Bond              100    -10100.00
  1336.        :
  1337.     12/01/89 IN+ CBOND      Corp. Bond                        333.33  
  1338.     12/01/89 SLL CBOND    1 Corp. Bond             -100      9850.00
  1339.        
  1340.     Note that in the above example a capital loss of $400 is 
  1341.     realized from the bond although the total proceeds from the 
  1342.     sale exceed the original purchase price including 
  1343.     commission. This is because $333.33 of the proceeds is 
  1344.     interest and not principle. 
  1345.  
  1346.  
  1347. IN- INterest charged - Use whenever a portfolio account is 
  1348.     debited for interest.  
  1349.  
  1350.     Example: Your broker charges your margin account for 
  1351.     interest on bonds held short and for interest on margin 
  1352.     borrowing: 
  1353.  
  1354.     Mo/Dy/Yr TAC Symbol Lot   Description     Quantity     Amount    Est. Tax 
  1355.     == == == === ====== === =============== =========== ============ ========
  1356.     03/15/89 IN- XYZBND     XYZ Bond Short                  -1114.22
  1357.     03/31/89 IN- ML-1       MLynch Acct #1                    -29.48
  1358.  
  1359.     Example: You buy a bond on 4/30 that carries $400 of 
  1360.     accrued interest since 12/31. The market price is $96.5. 
  1361.     You pay $50 commission, plus the accrued interest for a 
  1362.     total out-of-pocket expense of $10100: 
  1363.  
  1364.     Mo/Dy/Yr TAC Symbol Lot   Description     Quantity     Amount    Est. Tax 
  1365.     == == == === ====== === =============== =========== ============ ========
  1366.     04/30/88 BUY CBOND    1 Corp. Bond              100     -9700.00
  1367.     04/30/88 IN- CBOND      Corp. Bond                       -400.00  
  1368.  
  1369.  
  1370. IRI Interest ReInvestment - Use for interest reinvestment. This 
  1371.     transaction is the equivalent of an IN+ transaction 
  1372.     followed by a BUY transaction in the same amount. It 
  1373.     requires both quantity and amount inputs. If the security 
  1374.     is to be redeemed in its entirety at one time as is usually 
  1375.     the case with a certificate of deposit, then the lot number 
  1376.     field may be left empty. 
  1377.         
  1378.     Example: A certificate of deposit reinvests monthly 
  1379.     interest payments: 
  1380.  
  1381.     Mo/Dy/Yr TAC Symbol Lot   Description     Quantity     Amount    Est. Tax
  1382.     == == == === ====== === =============== =========== ============ ========
  1383.     02/15/89 BUY $CD#8      1st Savings CD$8      10000    -10000.00
  1384.     02/28/89 IRI $CD#8      CD#8 reinvestment     36.44        36.44
  1385.     03/31/89 IRI $CD#8      CD#8 reinvestment     79.25        79.25
  1386.  
  1387. 68
  1388.     Note that the quantity and amount in these entries are 
  1389.     identical in magnitude. The "$" character is therefore 
  1390.     included as a part of the symbol to indicate that the cost 
  1391.     basis is always $1/unit. This allows PFROI to skip cost 
  1392.     basis calculations for this investment, thus speeding 
  1393.     generation of valuations and certain reports. This 
  1394.     assumption is only valid provided the investment will be 
  1395.     redeemed at $1/unit, which is usually the case for C.D.s, 
  1396.     savings accounts, and money market funds. 
  1397.  
  1398.  
  1399. IOB Interest On Balance - Use for interest received or paid on 
  1400.     portfolio cash balance without symbol entry (i.e. without 
  1401.     attribution to a particular source).  The amount may be 
  1402.     entered as a positive or negative value depending upon 
  1403.     whether received (positive) or paid (negative). 
  1404.  
  1405.     Example: Your broker charges you $110.25 for a negative 
  1406.     cash balance you are carrying due to margin borrowing in 
  1407.     your account: 
  1408.  
  1409.     Mo/Dy/Yr TAC Symbol Lot   Description     Quantity     Amount    Est. Tax 
  1410.     == == == === ====== === =============== =========== ============ ========
  1411.      8/30/89 IOB            Margin Interest                  -110.25
  1412.  
  1413.     In lieu of the treatment in this example, you may prefer to 
  1414.     use the IN-TAC and make a symbol entry so as to keep a 
  1415.     record of the payee. 
  1416.  
  1417.  
  1418. INW INterest Withdrawn - Interest earned, but withdrawn rather 
  1419.     than retained in portfolio.  
  1420.  
  1421.     Example: You receive a semi-annual interest payment on a T-
  1422.     bill in your portfolio and deposit it in your checking 
  1423.     account, which is not part of your portfolio.  
  1424.  
  1425.     Mo/Dy/Yr TAC Symbol Lot   Description     Quantity     Amount    Est. Tax
  1426.     == == == === ====== === =============== =========== ============ ========
  1427.     03/31/90 INW TB-1       T-Bill #1                         300.00
  1428.  
  1429.  
  1430. Dividend Payments
  1431.  
  1432. Dividend payments are payments received by the portfolio in 
  1433. connection with equity securities held by the portfolio. These 
  1434. payments may be from "common" or "preferred" stock or shares, 
  1435. or from mutual funds. 
  1436.  
  1437. Dividend payments may also be paid out by the portfolio when 
  1438. dividends are declared on shares sold "short". 
  1439.  
  1440. DV+ cash DiVidend earned - Use whenever the portfolio is 
  1441.     credited with a cash dividend.  
  1442.  
  1443.     Example: A quarterly dividend of $58.50 on RCA shares held 
  1444. 69
  1445.     in the portfolio is received: 
  1446.  
  1447.     Mo/Dy/Yr TAC Symbol Lot   Description     Quantity     Amount    Est. Tax
  1448.     == == == === ====== === =============== =========== ============ ========
  1449.     01/01/83 DV+ RCA        RCA                                58.50
  1450.         
  1451.  
  1452. DV- cash DiVidend charged - Use whenever the portfolio is 
  1453.     debited for a dividend on shares held short.  
  1454.  
  1455.     Example: The portfolio is charged for the $40 quarterly 
  1456.     dividend on 100 shares of ABC held short: 
  1457.  
  1458.     Mo/Dy/Yr TAC Symbol Lot   Description     Quantity     Amount    Est. Tax
  1459.     == == == === ====== === =============== =========== ============ ========
  1460.     10/15/84 DV- ABC        ABC                               -40.00
  1461.  
  1462.  
  1463. DRI Dividend ReInvestment - Use for dividend reinvestment.  
  1464.     This combines both a DV+ and BUY transaction and thus 
  1465.     requires lot number, quantity and amount inputs.  The 
  1466.     amount value is positive for a "long" position. 
  1467.         
  1468.     Example: Your mutual fund reinvests quarterly dividends 
  1469.     of $345.34 for 31.45 shares: 
  1470.  
  1471.     Mo/Dy/Yr TAC Symbol Lot   Description     Quantity     Amount    Est. Tax
  1472.     == == == === ====== === =============== =========== ============ ========
  1473.     04/04/89 DRI MFUND  AVG Mut. Fund             31.45       345.34
  1474.  
  1475.     Note that eventually each DRI transaction must be closed 
  1476.     with a corresponding sell type transaction.  See the 
  1477.     section entitled "Tax Lot Numbers" later in this chapter 
  1478.     for examples of use of lot numbers with DRI type 
  1479.     transactions. 
  1480.  
  1481.  
  1482. DVW DiVidend Withdrawn - Dividend earned, but withdrawn 
  1483.     rather than retained in portfolio.  
  1484.  
  1485.     Example: You receive a dividend payment on AT&T stock you 
  1486.     hold in your deposit box.  You deposit the payment in a 
  1487.     bank account which is not part of your portfolio.  
  1488.  
  1489.     Mo/Dy/Yr TAC Symbol Lot   Description     Quantity     Amount    Est. Tax
  1490.     == == == === ====== === =============== =========== ============ ========
  1491.     03/15/82 DVW T          AT&T div                           73.25
  1492.  
  1493.     Note that a DVW transaction is the equivalent to a DV+ 
  1494.     transaction followed by a WDF transaction. 
  1495.  
  1496.  
  1497. 70
  1498. Capital Gains Distributions 
  1499.  
  1500. Capital gains distributions are payments received by the 
  1501. portfolio usually in connection with mutual funds held by the 
  1502. portfolio. These payments represent the mutual fund share-
  1503. holder's portion of capital gains that were realized by the 
  1504. mutual fund over a specific period. Occasionally, but rarely, 
  1505. capital gain distributions may also be paid to corporate 
  1506. shareholders when a corporation divests an asset at a profit 
  1507. and decides not to retain the gain. 
  1508.  
  1509. U.S. Tax law has vacillated over the years regarding short 
  1510. versus long term treatment of capital gains and capital gains 
  1511. distribution. At this writing current law lumps capital gains 
  1512. distributions into a single "long" category. However, for 
  1513. purpose of past transactions and to allow for possible future 
  1514. changes, PFROI provides for both "short" and "long" categories 
  1515. of capital gains distributions. Capital gains distributions are 
  1516. reported on the Capital Gains report.  
  1517.  
  1518. CGD Capital Gains Distribution - Use when a long term capital 
  1519.     gains distribution is received, such as from a mutual fund.  
  1520.     Long term capital gains distributions are taxed at long 
  1521.     term capital gains rates.  
  1522.         
  1523.     Example: You receive $640 year-end capital gains distribu-
  1524.     tion from your mutual fund.  
  1525.  
  1526.     Mo/Dy/Yr TAC Symbol Lot   Description     Quantity     Amount    Est. Tax
  1527.     == == == === ====== === =============== =========== ============ ========
  1528.     12/31/87 CGD MFUND      Mut. Fund                         640.00
  1529.         
  1530.  
  1531. CGR Capital Gains distribution Reinvested - Use for a rein-
  1532.     vested long term capital gain distribution. This trans-
  1533.     action is equivalent to entering a CGD transaction followed 
  1534.     by a BUY transaction in the same amount. 
  1535.  
  1536.     Example: Your mutual fund reinvests long term capital gains 
  1537.     in your account: 
  1538.  
  1539.     Mo/Dy/Yr TAC Symbol Lot   Description     Quantity     Amount    Est. Tax
  1540.     == == == === ====== === =============== =========== ============ ========
  1541.     12/31/87 CGR MFUND    1 Mut. Fund          869.3841      9867.51
  1542.  
  1543.  
  1544. CGW Capital Gains distribution Withdrawn - Use for a capital 
  1545.     gains distribution received, but withdrawn rather than 
  1546.     retained in portfolio.  The CGW transaction is the 
  1547.     equivalent to a CGD transaction followed by a WDF 
  1548.     transaction. 
  1549.  
  1550.     Example: You receive a capital gains distribution check on 
  1551.     a mutual fund in which you have requested that all 
  1552.     dividends and distributions be sent to you by check rather 
  1553.     than be reinvested or placed in a money market fund. You 
  1554. 71
  1555.     deposit the check in a bank account which is not part of 
  1556.     your portfolio.  
  1557.  
  1558.     Mo/Dy/Yr TAC Symbol Lot   Description     Quantity     Amount    Est. Tax
  1559.     == == == === ====== === =============== =========== ============ ========
  1560.     12/15/89 CGW MFUND      Cap.Gains Distrib                 505.79
  1561.  
  1562.  
  1563. SGD Short Term capital Gains Distribution - Use when a short 
  1564.     term capital gains distribution is received, such as from a 
  1565.     mutual fund. Short term capital gains distributions are 
  1566.     taxed at short term capital gains rates.  
  1567.         
  1568.     Example: You receive a $125.13 year-end short term capital 
  1569.     gains distribution from your mutual fund:
  1570.  
  1571.     Mo/Dy/Yr TAC Symbol Lot   Description     Quantity     Amount    Est. Tax
  1572.     == == == === ====== === =============== =========== ============ ========
  1573.     12/31/86 SGD MFUND      Mut. Fund                         125.13
  1574.  
  1575.  
  1576. SGR Short term capital Gains Reinvestment - Similar to the CGR 
  1577.     transaction except gets short term capital gains tax 
  1578.     treatment.  
  1579.         
  1580.     Example: Your mutual fund reinvests short term capital 
  1581.     gains in your account: 
  1582.  
  1583.     Mo/Dy/Yr TAC Symbol Lot   Description     Quantity     Amount    Est. Tax
  1584.     == == == === ====== === =============== =========== ============ ========
  1585.     12/31/84 SGR MFUND    1 Mut. Fund            30.234       374.83
  1586.  
  1587.  
  1588. SGW Short term capital Gains distribution Withdrawn - Use for a 
  1589.     short term capital gains distribution received, but 
  1590.     withdrawn rather than retained in the portfolio. 
  1591.  
  1592.     Example: You receive a capital gains distribution check on 
  1593.     a mutual fund on which $85.48 is designated short term. You 
  1594.     deposit the check in a bank account which is not part of 
  1595.     your portfolio.  
  1596.  
  1597.     Mo/Dy/Yr TAC Symbol Lot   Description     Quantity     Amount    Est. Tax
  1598.     == == == === ====== === =============== =========== ============ ========
  1599.     12/15/79 SGW MFUND      Short CGDistrib                    85.48
  1600.  
  1601.     
  1602. Return of Capital
  1603.  
  1604. Return of Capital  represents payments received from a company 
  1605. in which no profit has accumulated from which to make the 
  1606. payment. The payment is assumed to come from investors' paid-in 
  1607. capital and thus is usually not taxed. The payment does however 
  1608. reduce the cost base of the investment. Return of Capital 
  1609. received by mutual funds is usually passed through to mutual 
  1610. fund holders and is designated as Return of Capital or Return 
  1611. 72
  1612. of Principal on your fund statement. 
  1613.  
  1614. ROC Return Of Capital - Use to indicate return of capital. Cost 
  1615.     bases are automatically re-adjusted in capital gains, 
  1616.     position and open lot reports for this transaction. Lot  
  1617.     number usage is optional. 
  1618.  
  1619.     Example: A utility in which you own shares pays a dividend 
  1620.     of $100 of which they advise you 45% is return of capital: 
  1621.  
  1622.     Mo/Dy/Yr TAC Symbol Lot   Description     Quantity     Amount    Est. Tax
  1623.     == == == === ====== === =============== =========== ============ ========
  1624.     03/15/87 ROC UTIL       Util. ROC                          45.00        0 m
  1625.     03/15/87 DV+ UTIL       Util. Div.                         55.00
  1626.  
  1627.     Note: The manual entry of "0" in the "Est. Tax" field 
  1628.     suppresses the ROC transaction from reports of taxable 
  1629.     interest. 
  1630.  
  1631.  
  1632. RCR Return of Capital Reinvested - Use to indicate return of 
  1633.     capital which is being reinvested. 
  1634.  
  1635.     Example: You receive a statement from your mutual fund 
  1636.     indicating that $15.37 of reinvested distributions were 
  1637.     non-taxable return of capital and were used to purchase 
  1638.     1.2670 additional units: 
  1639.  
  1640.     Mo/Dy/Yr TAC Symbol Lot   Description    Quantity     Amount    Est. Tax
  1641.     == == == === ====== === ============== =========== ============ ========
  1642.     12/15/89 RCR MFUND    1 Mut. fund ROC       1.2670        15.37        0 m
  1643.  
  1644. RCW Return of Capital Withdrawn - Use to indicate return of 
  1645.     capital which is withdrawn from the portfolio. 
  1646.  
  1647.     Example: A utility in which you own shares pays a dividend 
  1648.     of $100 check of which they advise you 45% is return of 
  1649.     capital. You cash the check to buy groceries. 
  1650.  
  1651.     Mo/Dy/Yr TAC Symbol Lot   Description     Quantity     Amount    Est. Tax
  1652.     == == == === ====== === =============== =========== ============ ========
  1653.     03/15/87 RCW UTIL       Utility ROC                        45.00        0 m
  1654.     03/15/87 DVW UTIL       Util. Div.                         55.00
  1655.  
  1656.  
  1657. Splits and Share Dividends 
  1658.  
  1659. From time to time a company will declare a share "split" or 
  1660. will issue a non-cash "share dividend". This means that the 
  1661. shareholders receive additional shares for each share they 
  1662. currently hold. For example in a "2 for 1" split, a shareholder 
  1663. receives one additional share for each share currently held.  A 
  1664. "100% share dividend" also produces the same result.  
  1665.  
  1666. Occasionally some companies also declare a "reverse split". 
  1667. These reduce the number of shares held by each shareholder. 
  1668. 73
  1669. PFROI provides "split" transactions to account for splits and 
  1670. share dividends. No lot number or amount should be entered for 
  1671. split transactions. 
  1672.  
  1673. SP+ SPlit Long - Use when stock held long in the portfolio splits 
  1674.     or issues a "stock dividend". Fractional shares may be entered 
  1675.     up to 4 decimal places. If given cash in lieu of a fractional 
  1676.     share, the cash amount should be entered as a dividend trans-
  1677.     action, with a manual Est. Tax entry of zero, provided the pay-
  1678.     ment is tax free under current law.  Use the "declaration" or 
  1679.     "X-date" for the split date (the split must be placed PRIOR to 
  1680.     any buys or sells not included in the pre-split quantity calc.). 
  1681.  
  1682.     Example: The portfolio receives 112 shares plus cash in 
  1683.     lieu of .5 shares from RCA as a result of a 3 for 2 stock 
  1684.     split on your holding of 200 shares: 
  1685.  
  1686.     Mo/Dy/Yr TAC Symbol Lot   Description     Quantity     Amount    Est. Tax
  1687.     == == == === ====== === =============== =========== ============ ========
  1688.     08/15/85 SP+ RCA        RCA                     112
  1689.     08/15/85 DV+ RCA        RCA                                15.25        0m
  1690.     
  1691.     Example: XYZ company declares a "5 for 1 reverse split", 
  1692.     voiding old shares and issuing one new share for each five 
  1693.     shares a shareholder previously held. You previously held 
  1694.     100 shares: 
  1695.  
  1696.     Mo/Dy/Yr TAC Symbol Lot   Description     Quantity     Amount    Est. Tax
  1697.     == == == === ====== === =============== =========== ============ ========
  1698.     11/15/87 SP+ XYZ                                -80
  1699.  
  1700.     Note that the SP+ transaction code is used for a reverse 
  1701.     split, but a negative quantity is entered. In this example 
  1702.     the "-80" reduces the original 100 shares held to 20 
  1703.     shares. In order to enter the minus 80 you must temporarily 
  1704.     turn the siGn function "Off" with the Alt+G command. Turn 
  1705.     it back on by toggling Alt+G a second time once you have 
  1706.     completed the entry. 
  1707.  
  1708.  
  1709. SP- SPlit short - Use whenever stock held short in the 
  1710.     portfolio splits or issues a "stock dividend".  
  1711.  
  1712.     Example: Your broker debits your portfolio 100 shares of 
  1713.     ABC as a result of a 100% stock dividend declared while the 
  1714.     portfolio holds a 100 share short position: 
  1715.  
  1716.     Mo/Dy/Yr TAC Symbol Lot   Description     Quantity     Amount    Est. Tax
  1717.     == == == === ====== === =============== =========== ============ ========
  1718.     06/15/78 SP- ABC        AmBroad                -100
  1719.  
  1720.     If a stock held short declares a reverse split the the SP- 
  1721.     transaction code should be used, but a positive quantity is 
  1722.     entered. In order to enter the positive quantity the siGn 
  1723.     function on the transaction screen must be temporarily 
  1724.     toggled "Off".  As soon as the entry is made be sure to 
  1725.     restore the siGn function to the "On" setting. 
  1726.  
  1727. 74
  1728. Bond Discounts and Premiums
  1729.  
  1730. Some bonds do not pay cash interest, but are purchased at a 
  1731. substantial discount from face value and then are redeemed at 
  1732. face value on the maturity date.  These bonds are often called 
  1733. "Original Issue Discount" ("OID") or "Zero Coupon" bonds. Other 
  1734. bonds do pay cash interest, however when they are purchased on 
  1735. the open market they are priced at either a discount or premium 
  1736. to face value. 
  1737.  
  1738. U.S. tax laws require that taxes be paid on accrued income on 
  1739. discount bonds. The laws also permits the amortized deduction 
  1740. of any premiums paid above face value. PFROI provides two 
  1741. transactions for this purpose. 
  1742.  
  1743. PIN Phantom INterest - Use for imputed interest earned on zero 
  1744.     coupon or "OID" bonds.  This entry is required to get 
  1745.     correct tax reporting, but does not affect valuations or 
  1746.     before-tax ROI.  PFROI automatically adds phantom interest 
  1747.     on the bond to its cost basis in order to generate correct 
  1748.     capital gains and open lot positions.  
  1749.  
  1750.     You may calculate and enter "phantom interest" amounts 
  1751.     yourself or alternatively use the Calc command (Alt+C) to 
  1752.     calculate phantom interest. For the Calc command to work, 
  1753.     the original BUY (or BYD or RCV) transaction for the bond 
  1754.     must indicate the maturity date in the transaction 
  1755.     description field using the format "##1/15/94". A maturity 
  1756.     price of "100" is automatically assumed unless another 
  1757.     price is indicated by appending a price after the maturity 
  1758.     date, e.g.: "##1/15/94 $1000".  
  1759.  
  1760.     Lot numbers must be assigned to the original purchase 
  1761.     transaction and subsequent PIN transactions if the same 
  1762.     issue of a ZCB bond is purchased on several different 
  1763.     dates. To execute the Calc command, move the cursor to the 
  1764.     start of the Amount field of the PIN transaction and key 
  1765.     Alt+C. You should see the proper PIN amount appear there. 
  1766.  
  1767.     Example: You are holding a ten year original issue zero 
  1768.     coupon bond purchased at $5000 on 1/1/80 and maturing at 
  1769.     $10000.  The imputed interest rate is thus 7.1773% and the 
  1770.     imputed interest through the seventh year (1987) is: 
  1771.  
  1772.     Mo/Dy/Yr TAC Symbol Lot     Description      Quantity     Amount    Est. Tax
  1773.     == == == === ====== === ================== =========== ============ ========
  1774.     01/01/80 BYD ZCB   -  1 ZCB ##1/1/90 $100          100     -5000.00         
  1775.     12/31/80 PIN ZCB   -  1 ZCB                                  357.86      100
  1776.     12/31/81 PIN ZCB   -  1 ZCB                                  384.55      108
  1777.     12/31/82 PIN ZCB   -  1 ZCB                                  412.15      115
  1778.     12/31/83 PIN ZCB   -  1 ZCB                                  441.74      124
  1779.     12/31/84 PIN ZCB   -  1 ZCB                                  473.44      133
  1780.     12/31/85 PIN ZCB   -  1 ZCB                                  507.42      142
  1781.     12/31/86 PIN ZCB   -  1 ZCB                                  543.84      152
  1782.     12/31/87 PIN ZCB   -  1 ZCB                                  582.87      163
  1783.    
  1784. 75
  1785.     Note: In general, unrealized gains on a "coupon" bond 
  1786.     purchased at a market discount may be, but does not need 
  1787.     to be reported to the IRS as "phantom interest".  See 
  1788.     Chapter 8, Special Situations for further examples of 
  1789.     bond treatment. 
  1790.  
  1791.  
  1792. ACR ACcRetion - This transaction operates identically to the 
  1793.     PIN transaction discussed above, but merely provides an 
  1794.     alternative TAC code. 
  1795.  
  1796. AMT AMorTization - Use this transaction to amortize a 
  1797.     premium paid on purchase of a bond.  The amortization 
  1798.     amount may be entered manually or calculated using the 
  1799.     Alt+C command in a manner identical to that used for the 
  1800.     PIN transaction described above. 
  1801.  
  1802.     Example: A bond purchased on 10/30/87 at a 3% premium, 
  1803.     paying a 10% coupon interest, and maturing 12/15/92 would 
  1804.     have the following transactions: 
  1805.  
  1806.     Mo/Dy/Yr TAC Symbol-Lot     Description      Quantity    Amount    Est. Tax  
  1807.     == == == === ====== === ==================== ======== ============ ========
  1808.     10/30/87 BYD BONDX -  1 BONDX ##12/15/92 $100     100    -10300.00          
  1809.     10/30/87 IN- BONDX -    accrued int. pmt.                  -125.00      -35 
  1810.     12/15/87 IN+ BONDX -    BONDX semi-an. int.                 500.00      140 
  1811.     12/31/87 AMT BONDX -  1 BONDX amortization                  -10.05       -3 
  1812.     06/15/88 IN+ BONDX -    BONDX semi-an. int.                 500.00      140
  1813.     12/15/88 IN+ BONDX -    BONDX semi-an. int.                 500.00      140 
  1814.     12/31/88 AMT BONDX -  1 BONDX amortization                  -59.16      -17 
  1815.     06/15/89 IN+ BONDX -    BONDX semi-an. int.                 500.00      140 
  1816.     12/15/89 IN+ BONDX -    BONDX semi-an. int.                 500.00      140 
  1817.     12/31/89 AMT BONDX -  1 BONDX amortization                  -58.82      -16 
  1818.     06/15/90 IN+ BONDX -    BONDX semi-an. int.                 500.00      140 
  1819.     12/15/90 IN+ BONDX -    BONDX semi-an. int.                 500.00      140 
  1820.     12/31/90 AMT BONDX -  1 BONDX amortization                  -58.49      -16 
  1821.     06/15/91 IN+ BONDX -    BONDX semi-an. int.                 500.00      140 
  1822.     12/15/91 IN+ BONDX -    BONDX semi-an. int.                 500.00      140 
  1823.     12/31/91 AMT BONDX -  1 BONDX amortization                  -58.15      -16 
  1824.     06/15/92 IN+ BONDX -    BONDX semi-an. int.                 500.00      140 
  1825.     12/15/92 IN+ BONDX -    BONDX semi-an. int.                 500.00      140 
  1826.     12/15/92 AMT BONDX -  1 BONDX amortization                  -55.33      -15 
  1827.     12/15/92 SLL BONDX -  1 BONDX redeemed           -100     10000.00       -0 
  1828.  
  1829.     Note that the amortization amount is negative and sums to 
  1830.     the total amount of the purchase premium ($300) at the date 
  1831.     of sale. Note also that accrued interest paid to the seller 
  1832.     of the bond is not considered part of the premium, but is 
  1833.     entered as a separate negative interest transaction which 
  1834.     is immediately tax-deductible. Commission fees paid on 
  1835.     purchase are assumed to be included in the purchase amount 
  1836.     and amortized, but may be entered as a separate fee 
  1837.     transaction to maximize immediate deductibility. 
  1838.  
  1839.  
  1840. 76
  1841. Partnership / Direct Investment Transactions 
  1842.  
  1843. Limited Partnerships or direct investments not involving 
  1844. corporate or government securities require several additional 
  1845. transaction types as follows: 
  1846.  
  1847. DST DiSTribution - Use for partnership cash distributions.  Is 
  1848.     summarized on the Other Income Report.  Use separate 
  1849.     entries for taxable and non-taxable portions, with a "0" 
  1850.     entry in the Est. Tax field for the non-taxable portion. 
  1851.         
  1852.     Example: Your portfolio receives a $742.00 cash distri-
  1853.     bution from an oil and gas limited partnership in which you 
  1854.     own units.  Five hundred and ten dollars of this distribu-
  1855.     tion is tax protected by depletion and depreciation 
  1856.     allowances: 
  1857.  
  1858.     Mo/Dy/Yr TAC Symbol Lot   Description     Quantity     Amount    Est. Tax
  1859.     == == == === ====== === =============== =========== ============ ========
  1860.     09/15/87 DST OGP1       Oil&Gas Partners                  510.00        0 m
  1861.     09/15/87 DST OGP1       Oil&Gas Partners                  232.00 
  1862.  
  1863.     Note: In this case the $232.00 will appear on the Other 
  1864.     Income report, but the $510 will be reported separately 
  1865.     as non-taxable. 
  1866.   
  1867.     An alternative treatment of this situation would be to 
  1868.     include all $742 in a single taxable DST transaction 
  1869.     along with a depreciation transaction (DPR) for the 
  1870.     amount of $510. The DPR transaction is described below. 
  1871.  
  1872.  
  1873. DPR DePReciation - Use for depreciation on an asset. DPR 
  1874.     transactions do not affect portfolio value, cash balances 
  1875.     or before-tax ROI, but a negative amount decreases an 
  1876.     asset's cost basis and positively affects after-tax ROI. A 
  1877.     positive DPR transaction increases an asset's cost basis 
  1878.     and may be used to reflect capital improvements.  Lot  
  1879.     numbers may be optionally used to attribute depreciation to 
  1880.     a specific lot holding. 
  1881.  
  1882.     Example: Your portfolio receives a $742.00 cash distri-
  1883.     bution from an oil and gas limited partnership in which you 
  1884.     own units.  Five hundred and ten dollars of this distribu-
  1885.     tion is tax protected by depletion and depreciation 
  1886.     allowances: 
  1887.  
  1888.     Mo/Dy/Yr TAC Symbol Lot   Description     Quantity     Amount    Est. Tax
  1889.     == == == === ====== === =============== =========== ============ ========
  1890.     09/15/87 DPR OGP1       Oil&Gas Partners                 -510.00        
  1891.     09/15/87 DST OGP1       Oil&Gas Partners                  742.00 
  1892.  
  1893.     Note: In this treatment of the partnership, the distri-
  1894.     bution and depreciation amounts will appear respectively as 
  1895.     "Long" and "Short" amounts on the Other Income report.  
  1896.  
  1897.  
  1898. 77
  1899. BRW BoRroW - Use for transactions involving borrowing of 
  1900.     funds, such as a mortgage to finance a house.  The BRW 
  1901.     and repay (see RPY below) transactions are similar to 
  1902.     SLS and BYC transactions.  
  1903.  
  1904.     Example: You borrow $185,000 to buy a $240,000 commercial 
  1905.     property, closed on 11/15/87: 
  1906.  
  1907.     Mo/Dy/Yr TAC Symbol Lot   Description     Quantity     Amount    Est. Tax
  1908.     == == == === ====== === =============== =========== ============ ========
  1909.     11/15/87 BRW BLDG3    1 Bldg3 Mortgage      -185000    185000.00
  1910.     11/15/87 BYD BLDG3    2 Bldg @12th&Elm            1   -240000.00
  1911.  
  1912.     Note: The same symbol but different lot numbers are used 
  1913.     for the borrow and buy transactions so as to prevent 
  1914.     combination of cost bases.  
  1915.         
  1916.  
  1917. RPY RePaY - Use to close out a BRW transaction.  In the case 
  1918.     of a mortgage, RPY is used whenever principal is paid 
  1919.     off.  A RPY transaction requires a lot number which 
  1920.     matches the associated BRW transaction.  
  1921.  
  1922.     Example: You sell another commercial property for 
  1923.     $155,000 and use the proceeds to pay off the remainder 
  1924.     of its mortgage: 
  1925.  
  1926.     Mo/Dy/Yr TAC Symbol Lot   Description     Quantity     Amount    Est. Tax
  1927.     == == == === ====== === =============== =========== ============ ========
  1928.     12/15/86 SLL BLDG2    1 Bldg2 Mortgage           -1    155000.00
  1929.     12/15/86 RPY BLDG2    2 Bldg2 @8th&Oak            1    -72583.24
  1930.  
  1931.     See Chapter 8, Special Situations, for additional 
  1932.     examples of BRW and RPY transaction used in conjunction 
  1933.     with a depreciable asset.  
  1934.  
  1935.  
  1936. RNT ReNT - Use to indicate rent receipts from an asset.  It 
  1937.     functions similar to a DV+ or IN+ transaction.  It is 
  1938.     reported in the Other Income report.  See Chapter 8, 
  1939.     Special Situations, for an example of RNT usage.  
  1940.     
  1941.  
  1942. EXP EXPense - Use to indicate expenses associated with an 
  1943.     asset. See Chapter 8, Special Situations, for an example of 
  1944.     EXP usage.  
  1945.  
  1946.  
  1947. Other Transactions
  1948.  
  1949. FEE Management FEE - Use for charge to portfolio for managment 
  1950.     fee or other maintenance expense not associated with a 
  1951.     particular security or transaction. The fee amount should 
  1952.     be entered in the Amount field, not the Com/Fee field. 
  1953.         
  1954.     Example: You manage several portfolios for which you charge 
  1955. 78
  1956.     a monthly fee of $100.  You deduct the fee as follows: 
  1957.  
  1958.     Mo/Dy/Yr TAC Symbol Lot   Description     Quantity     Amount    Est. Tax
  1959.     == == == === ====== === =============== =========== ============ ========
  1960.     03/31/89 FEE            monthly fee                      -100.00
  1961.  
  1962.     Example: A mutual fund you own charges you a $25 fee by 
  1963.     reducing your units when the net asset value (NAV) is 
  1964.     $10/unit: 
  1965.  
  1966.     Mo/Dy/Yr TAC Symbol Lot   Description     Quantity     Amount    Est. Tax
  1967.     == == == === ====== == =============== =========== ============ ========
  1968.     09/30/88 SLL MFUND   1 for Fund Fee           -2.5        25.00
  1969.     09/30/88 FEE MFUND     Mutual fund fee                   -25.00
  1970.  
  1971.     Note: In this example a symbol is used for the FEE tran-
  1972.     saction.  This causes this transaction to be included 
  1973.     during ROI calculation by security. Note also that the SLL 
  1974.     transaction reduces the cost basis of the security and will 
  1975.     result in a capital gain or loss (This is proper, the fund 
  1976.     sells your shares to generate the fee purely as a 
  1977.     convenience versus billing you for the fee.  The fact that 
  1978.     you are "forced" to sell does not relieve you of having to 
  1979.     pay taxes on the gain). 
  1980.  
  1981.  
  1982. CBA Cost Basis Adjustment - Use to adjust the cost basis of a 
  1983.     security in your portfolio.  Although rare, in some 
  1984.     instances such an adjustment may be necessary to maintain 
  1985.     consistancy with tax laws. 
  1986.  
  1987.     Example: You receive a one-time return of capital of $5000 
  1988.     on a drilling partnership interest which you purchased for 
  1989.     $4000 when paid-in capital in the partnership was 
  1990.     $10000/unit: 
  1991.  
  1992.     Mo/Dy/Yr TAC Symbol Lot   Description     Quantity     Amount    Est. Tax
  1993.     == == == === ====== === =============== =========== ============ ========
  1994.     01/29/88 ROC DRILL    1 Drill Ptnrs 1                    5000.00        0m
  1995.     01/29/88 CBA DRILL    1 Drill Ptnrs 1                    1000.00
  1996.  
  1997.     Explanation: The CBA transaction is a taxable non-cash 
  1998.     transaction and prevents your cost basis from going 
  1999.     negative (not allowed by IRS) as a result of the ROC 
  2000.     transaction. 
  2001.  
  2002.     Important!: Although the cost basis adjustment in the prior 
  2003.     example is positive, in some cases the adjustment will be 
  2004.     negative. In these instances you will have to explicitly 
  2005.     enter the negative sign for the entry in the amount field. 
  2006.  
  2007.  
  2008. TAX TAX adjustment - Use whenever a tax adjustment at year-end 
  2009.     is needed to force total taxes in the Est. Tax field for 
  2010.     the year to equal Schedule D taxes on portfolio capital 
  2011.     gains.  Entries in the Est. Tax field only affect the 
  2012. 79
  2013.     "After Tax ROI" and do not affect portfolio valuation or 
  2014.     the Income Summaries reports.  
  2015.         
  2016.  
  2017. SCO Short term loss CarryOver - Use whenever tax schedule D 
  2018.     indicates a short term loss carryover.  
  2019.         
  2020.  
  2021. LCO Long term loss CarryOver - Use whenever tax schedule D 
  2022.     indicates a long term loss carryover.  
  2023.  
  2024. TAX, SCO, and LCO records are automatically inserted by the 
  2025. AutoTax calculation (Alt+C with cursor in Est. Tax field) so 
  2026. normally there should be no need for manual entries.  The TAX 
  2027. transaction is inserted on the last day of the default fiscal 
  2028. year (set in PFROI Configurations) while the SCO and LCO are 
  2029. inserted on the first day of the following fiscal year.  
  2030.  
  2031. If manual entries of SCO and LCO transactions are needed, be 
  2032. sure not to use first day of the fiscal year (use the second 
  2033. day) so as to avoid deletion during subsequent auto-tax 
  2034. calculations. Note also that the loss carryover amounts are 
  2035. placed in the Quantity field of the transaction record.  
  2036.  
  2037. Some users may wish to disable automatically generated TAX, SCO 
  2038. and LCO transactions by setting a portfolio's Tax Adj. and Loss 
  2039. Carryover parameters to "Off" so as to prevent the year-end 
  2040. adjustment from "distorting" after-tax ROI on performance 
  2041. reports.  
  2042.  
  2043.  
  2044. Security Symbol
  2045. ───────────────────────────────────────────────────────────
  2046. PFROI uses the security symbol in the transaction record to 
  2047. uniquely identify a security.  In general, the trading symbol 
  2048. of a security should be used in this field.  If you are using 
  2049. DataLink communications to download prices, symbols used must 
  2050. be compatible with those used by your pricing service. You may 
  2051. search for a transaction with a particular symbol using the 
  2052. Alt+K ("seeK") command. If a symbol is omitted from a 
  2053. transaction which requires a symbol the transaction will be 
  2054. treated as "inactive". 
  2055.  
  2056.  
  2057. Tax Lot Number (Lot)
  2058. ───────────────────────────────────────────────────────────
  2059. PFROI uses the tax lot number, along with the security symbol, 
  2060. to match buy and sell transactions and short sale and cover 
  2061. transactions in computing capital gains. Depending on tax lot 
  2062. assignments, cost bases are computed on a "first-in, first-out" 
  2063. (FIFO), Last-in, First-Out (FIFO), average cost, or lot-
  2064. specific basis.       
  2065.         
  2066.  
  2067. 80
  2068. FIFO Cost Basis 
  2069.  
  2070. Cost bases are computed on a "first-in, first-out" or FIFO 
  2071. basis if the same tax lot number is re-used for multiple BUY, 
  2072. SLS, DRI, IRI or CGR transactions.  The I.R.S.  generally 
  2073. requires this approach when you didn't specify acquisition 
  2074. dates to your broker when you sell a security.  This situation 
  2075. typically may occur when you've reinvested dividends and thus 
  2076. have many acquistion dates.  For example: 
  2077.  
  2078.  Mo/Dy/Yr TAC Symbol Lot   Description     Quantity     Amount    Est. Tax
  2079.  == == == === ====== === =============== =========== ============ ========
  2080.  02/04/87 BUY XYZ      1 XYZ                    2000   -110000.00
  2081.  04/01/87 DRI XYZ      1 XYZ dri              25.503      1279.25
  2082.  07/01/87 DRI XYZ      1 XYZ dri              27.824      1301.20  
  2083.  10/01/87 DRI XYZ      1 XYZ dri              30.120      1912.34
  2084.  01/02/88 DRI XYZ      1 XYZ dri              33.225      2000.30
  2085.  04/01/88 DRI XYZ      1 XYZ dri              27.780      1722.36
  2086.  06/01/88 SLL XYZ      1 XYZ                   -2100    126400.00
  2087.  
  2088. The cost basis of the sale in the prior example will be the 
  2089. cost of the original 2000 shares plus the cost of the first 100 
  2090. shares purchased through dividend reinvestment ($115489.36 total).  
  2091.  
  2092. You may alternatively use the notation "FFO" in the "Lot" field  
  2093. to indicate "FIFO" tax lots as follows:
  2094.  
  2095.  Mo/Dy/Yr TAC Symbol Lot   Description     Quantity     Amount    Est. Tax
  2096.  == == == === ====== === =============== =========== ============ ========
  2097.  02/04/87 BUY XYZ    FFO XYZ                    2000   -110000.00
  2098.  04/01/87 DRI XYZ    FFO XYZ dri              25.503      1279.25
  2099.  07/01/87 DRI XYZ    FFO XYZ dri              27.824      1301.20  
  2100.  10/01/87 DRI XYZ    FFO XYZ dri              30.120      1912.34
  2101.  01/02/88 DRI XYZ    FFO XYZ dri              33.225      2000.30
  2102.  04/01/88 DRI XYZ    FFO XYZ dri              27.780      1722.36
  2103.  06/01/88 SLL XYZ    FFO XYZ                   -2100    126400.00
  2104.  
  2105. Warning: Don't mix the "FFO" notation with numerical lot
  2106. indicators for a given security; if you do cost bases
  2107. will be incorrectly computed.
  2108.  
  2109.  
  2110. Average Cost Basis 
  2111.  
  2112. A "running average" cost basis may be generated by omitting 
  2113. use of tax lot numbers altogether.  For example:      
  2114.  
  2115.  Mo/Dy/Yr TAC Symbol Lot   Description     Quantity     Amount    Est. Tax
  2116.  == == == === ====== === =============== =========== ============ ========
  2117.  02/ 4/87 BUY XYZ        XYZ                    2000   -110000.00
  2118.  04/01/87 DRI XYZ        XYZ dri              25.503      1279.25
  2119.  07/01/87 DRI XYZ        XYZ dri              27.824      1301.20  
  2120.  10/01/87 DRI XYZ        XYZ dri              30.120      1912.34
  2121.  01/02/88 DRI XYZ        XYZ dri              33.225      2000.30
  2122.  04/01/88 DRI XYZ        XYZ dri              27.780      1722.36
  2123.  06/01/88 SLL XYZ        XYZ                   -2100    126400.00
  2124.  
  2125. 81
  2126. This results in a "running average" cost such as required by 
  2127. Canandian tax law and allowed for U.S. taxpayers for mutual 
  2128. fund holdings (equivalent to "single catagory" treatment). The 
  2129. cost basis of the sale in this example is the average cost of 
  2130. all shares acquired ($55.12652/share or $115764.98 total).  
  2131.  
  2132. You may alternatively use the notation "AVG" to indicate 
  2133. average lots as follows: 
  2134.  
  2135.  Mo/Dy/Yr TAC Symbol Lot   Description     Quantity     Amount    Est. Tax
  2136.  == == == === ====== === =============== =========== ============ ========
  2137.  02/ 4/87 BUY XYZ    AVG XYZ                    2000   -110000.00
  2138.  04/01/87 DRI XYZ    AVG XYZ dri              25.503      1279.25
  2139.  07/01/87 DRI XYZ    AVG XYZ dri              27.824      1301.20  
  2140.  10/01/87 DRI XYZ    AVG XYZ dri              30.120      1912.34
  2141.  01/02/88 DRI XYZ    AVG XYZ dri              33.225      2000.30
  2142.  04/01/88 DRI XYZ    AVG XYZ dri              27.780      1722.36
  2143.  06/01/88 SLL XYZ    AVG XYZ                   -2100    126400.00
  2144.  
  2145.  
  2146. Lot-Specific Cost Basis 
  2147.  
  2148. Lot-specific cost bases may be generated by assigning a new 
  2149. lot number to each acquisition transaction as follows: 
  2150.  
  2151.  Mo/Dy/Yr TAC Symbol Lot   Description     Quantity     Amount    Est. Tax
  2152.  == == == === ====== === =============== =========== ============ ========
  2153.  02/ 4/87 BUY XYZ      1 XYZ                    2000   -110000.00
  2154.  04/01/87 DRI XYZ      2 XYZ dri              25.503      1279.25
  2155.  07/02/87 DRI XYZ      3 XYZ dri              27.824      1301.20  
  2156.  10/02/87 DRI XYZ      4 XYZ dri              30.120      1912.34
  2157.  01/02/88 DRI XYZ      5 XYZ dri              33.225      2000.30
  2158.  04/01/88 DRI XYZ      6 XYZ dri              27.780      1722.36
  2159.  06/01/88 SLL XYZ      1 XYZ                   -2000    120380.95
  2160.  06/01/88 SLL XYZ      2 XYZ                  -8.875       534.19
  2161.  06/01/88 SLL XYZ      4 XYZ                 -30.120      1812.94
  2162.  06/01/88 SLL XYZ      5 XYZ                 -33.225      1999.82
  2163.  06/01/88 SLL XYZ      6 XYZ                 -27.780      1672.09
  2164.  
  2165. The cost basis in this example is $116080.18, providing the 
  2166. most favorable tax result.  Note however that the I.R.S. 
  2167. requires you to have acquisition dates noted by your broker on 
  2168. sales transaction slips for this method to be allowed.  Tax 
  2169. lots which have been closed-out may be re-used.  
  2170.  
  2171.  
  2172. Last-In, First Out (LIFO)
  2173.  
  2174. Last-In, First Out tax lots may be implemented by using "LFO" 
  2175. in the tax lot field.  Consult your tax advisor concerning
  2176. acceptability of LIFO treatment.
  2177.  
  2178.  
  2179. 82
  2180. Description Field 
  2181. ─────────────────────────────────────────────────────────────
  2182. The PFROI transaction description field is used primarily to 
  2183. allow you to identify a security by name rather than just 
  2184. symbol. You may also use it for a brief note, such as to note 
  2185. the source of funds or check number in connection with a 
  2186. transaction. The description field is also occasionally used 
  2187. for data entry for certain transactions such as noted in the 
  2188. prior section covering transaction codes. 
  2189.  
  2190.  
  2191. Quantity
  2192. ──────────────────────────────────────────────────────────
  2193. The transaction Quantity field should only be used for trans-
  2194. actions which require a Quantity entry.  Transaction types 
  2195. which do not require a quantity entry will skip this field 
  2196. during horizontal cursor movement. This field will take 
  2197. fractional input of up to four decimal places. 
  2198.  
  2199.  
  2200. Amount
  2201. ──────────────────────────────────────────────────────────
  2202. The transaction Amount field should only be used for trans-
  2203. actions which require a Amount entry.  Transaction types which 
  2204. do not require an amount entry, for example a Split 
  2205. transaction, will skip this field during horizontal cursor 
  2206. movement. 
  2207.  
  2208. Amount entries should contain the total net amount of the 
  2209. subject transaction, including any commission charges, fees and 
  2210. transaction taxes applied at the time of the transaction.  For 
  2211. example, you buy 100 shares of XYZ priced at $10/share.  Your 
  2212. broker charges a $50 commission.  In addition, a $2 local 
  2213. transaction tax is imposed.  The "amount" entry for this 
  2214. transaction is thus $1052.00.  
  2215.  
  2216. If in the prior example you sold the shares for $10/share 
  2217. instead of buying them, but had the same transaction costs, the 
  2218. net "amount" entry would be $948. 
  2219.  
  2220.  
  2221. Sign Assignment 
  2222. ──────────────────────────────────────────────────────────
  2223. Both Quantity and Amount entries are assigned the proper sign 
  2224. during data entry based upon the TAC type of the transaction 
  2225. whenever the siGn function (see top of trans-action screen) is 
  2226. turned On. In general, transactions which add shares or units 
  2227. to the portfolio have a positive quantity sign, and those which 
  2228. remove shares from the portfolio have a negative quantity sign. 
  2229.  
  2230. The sign assignment for the Amount field is somewhat more 
  2231. complex. Non-combined transactions such as pure SLL or BUY 
  2232. transactions are assigned signs according to the direction of 
  2233. cash flow into or out of the portfolio. For example a BUY 
  2234. removes cash from the portfolio and thus has a negative sign, 
  2235. whereas a SLL raises cash and thus has a positive sign.  
  2236.  
  2237. 83
  2238. Many PFROI transactions however are the combination of several 
  2239. transactions, e.g. BUY plus DPF equals BYD (Buy and Deposit).  
  2240. The amount signs for these transactions appear somewhat 
  2241. arbitrary, however they follow an internally consistent 
  2242. convention. 
  2243.  
  2244. WARNING: You will inadvertantly defeat the sign assignment 
  2245. process if you change the TAC code of a transaction without re-
  2246. entering data in both the Quantity and Amount fields. As a 
  2247. general rule, if you want to change a TAC code, first delete 
  2248. the transaction (Del key), then insert a blank transaction (Ins 
  2249. key) and proceed with data entry. 
  2250.  
  2251.  
  2252. Estimated Tax 
  2253. ───────────────────────────────────────────────────────────
  2254. The values in the Est. Tax field normally are computed for the 
  2255. year by executing the Alt+C (Calc) function while the cursor 
  2256. resides in this field. Occasionally, however, there are special 
  2257. situations due to the complexity of U.S. tax laws which require 
  2258. manual calculation and tax input in this field.  
  2259.  
  2260. One such situation are transactions which are tax-free such as 
  2261. interest on a municipal bond. You may designate this by making 
  2262. a manual tax entry of "zero". Transactions so indicated are 
  2263. reported separately in a tax free category on the dividend, 
  2264. interest, and capital gains reports.  
  2265.  
  2266.  
  2267. Commission and Transaction Fees 
  2268. ───────────────────────────────────────────────────────────
  2269. As previously noted, commission charges and transaction fees 
  2270. and taxes should be netted in the Amount entry for Buy, Sell, 
  2271. Buy to Cover, and Sell Short type transactions.  
  2272.  
  2273. The Coms/Fee field (toggle Alt+D for alternate display fields) 
  2274. does allow you to enter and track these expenses separately, 
  2275. however: 
  2276.  
  2277.               *ALL*****     Transactions: DEMOPF  #2  ($)   siGn=On         258K
  2278. Esc  Pg Ins Del Alt+ File Prn Sort Aux Mask Dspl Calc seeK Tot Imp Bal Help   
  2279.  Mo/Dy/Yr TAC Symbol   -Lot    Description     Quantity    $ Amount   Com./Fees
  2280.  == == == === ========= === ================ =========== ============ ========= 
  2281.  12/31/89 SLL FFZCB    -  1 Redeem 1st Fed.         -100     10000.00           
  2282.  12/31/89 IN+ BRKR*    -    Broker int.                         67.89           
  2283.  12/31/89 TAX          -    C.G. Tax Adj.                                       
  2284.  01/03/90 SLL DIA      -  1 Diasonics @4           -1000      3930.00     70.00 
  2285.  01/11/90 BUY VWIGX    -    Vngrd World Int'   1449.2754    -15000.00           
  2286.  01/11/90 BYD VGDMMF$  -    Vngrd MMF              15000    -15000.00           
  2287.  01/31/90 DRI VGDMMF$  -    MMF reinv             210.97       210.97           
  2288.  01/31/90 IN+ BRKR*    -    Broker Int.                         64.10           
  2289.  02/01/90 BUY XICO     -  2 Xicor Corp @3            600     -1835.00     35.00 
  2290.  02/02/90 DV+ T        -    AT&T div                            90.00           
  2291.  02/28/90 DRI VGDMMF$  -    MMF reinv             232.31       232.31           
  2292.  02/28/90 IN+ BRKR*    -    Broker Int.                         57.32           
  2293.  03/01/90 DV+ F        -    Ford div                           450.00           
  2294. 84
  2295.  (Page intentially blank)
  2296. 85
  2297.  
  2298.  
  2299.  
  2300.  
  2301. 6 PFROI Valuations 
  2302. ───────────────────────────────────────────────────────────
  2303.  
  2304.  
  2305. Valuation Frequency
  2306. ───────────────────────────────────────────────────────────
  2307. PFROI now has no limit on the total number of valuations dates 
  2308. and the underlying positions which may be stored, though only 
  2309. 64 valuations may be viewed on screen at any one time. It is 
  2310. recommended that valuations be kept on at least a yearly basis 
  2311. although you may wish to keep more frequent valuations.  
  2312.  
  2313.  
  2314. "Create" vs "Review" Commands
  2315. ───────────────────────────────────────────────────────────
  2316. The Review command merely displays existing position records 
  2317. and does NOT recompute a portfolio position after edits have 
  2318. been made. 
  2319.  
  2320. In order to create a new valuation or re-compute an already 
  2321. existing valuation subsequent to transaction edits you MUST use 
  2322. the Alt+C (Create) command. 
  2323.  
  2324. New or re-computed valuations generated using the Create 
  2325. command are computed starting from the valuation date indicated 
  2326. by the Base Date displayed in the valuation screen display 
  2327. header.  
  2328.  
  2329. The default base date may be set on the Portfolio Configure 
  2330. menu as either the last previous valuation date (Last setting) 
  2331. or the day before the first transaction date (First setting).  
  2332.  
  2333. The advantage of using the First setting for the base date is 
  2334. that all transactions from the first entry in the portfolio are 
  2335. included in the position calculations. This assures that all 
  2336. edits are reflected in the computed position. 
  2337.  
  2338. The advantage of the Last setting for the base date is that 
  2339. valuation computations will execute more quickly. However, if 
  2340. you use the Last setting, you must be certain that you have not 
  2341. modified any transactions prior to the last previous valuation. 
  2342.  
  2343. ───────────────────────────────────────────────────────────
  2344. IMPORTANT! : Whenever a transaction is modified or a new trans-
  2345. action inserted, all subsequent valuations must be regenerated 
  2346. using the Create command to incorporate the change.  This is a 
  2347. good reason to be careful to not overlook transactions or make 
  2348. entry errors when entering original transaction data.  Fortun-
  2349. ately, when valuations must be regenerated, market prices in 
  2350. the original valuation are retained and thus do not need to be 
  2351. re-entered or re-downloaded.  
  2352. ───────────────────────────────────────────────────────────
  2353.  
  2354.  
  2355. 86
  2356. Cash and Position Reconciliation
  2357. ───────────────────────────────────────────────────────────
  2358. A common user difficulty is reconciling share quantities and 
  2359. cash positions on the Position screen with broker statements 
  2360. and other records.  
  2361.  
  2362. Usually the difficulty is that a transaction entry was omitted, 
  2363. the wrong transaction code was used, or the sign on an Amount 
  2364. or Quantity entry is reversed. 
  2365.  
  2366. The best way to resolve these errors is to go back to an 
  2367. earlier position screen on which cash and share positions did 
  2368. reconcile and then Create or re-Create the position for each 
  2369. subsequent month. Verify each result against a broker statement 
  2370. or other record. If the results do not match, you then know 
  2371. that your errors must have occured in that month's trans-
  2372. actions. Search for and correct these errors. Proceed forward, 
  2373. repeating the process until your portfolio is up-to-date. 
  2374.  
  2375.  
  2376.